Tự động hóa xử lý theo quy trình
Giải pháp chúng tôi sử dụng biểu mẫu điện tử (e-Form) đính kèm với qui trình xử lý (workflow) với các khả năng sau:
- Quản lý tài liệu phát sinh trong suốt quá trình thực hiện. Sau khi kết thúc, cho phép sắp xếp và lưu trữ tương tự như lưu trữ một bộ Hồ sơ giấy bên ngoài.
- Hệ thống tự động giao việc, nhắc việc. Tại mỗi bước của qui trình, hệ thống phải giao nhiệm vụ (task) cho các chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý tiếp theo. Hệ thống cũng phải nhắc việc cho chuyên viên với nhiều hình thức như qua email, SMS hoặc hiển thị tại các màn hình làm việc.
- Tình trạng hiện thời. Tại một thời điểm bất kỳ, người có thẩm quyền sẽ xem được thông tin hiện trạng xử lý của qui trình cùng các tài liệu, ý kiến liên quan.
- Ghi nhận toàn nội dung, tài liệu, trao đổi nhằm thống kê, theo dõi hoặc qui trách nhiệm về sau.
Nhân sự
Hành chính
- Quản lý đăng ký sử dụng tài sản dùng chung
- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm
Tài chính
- Quản lý tạm ứng – hoàn ứng
- Quản lý đề nghị mua hàng
CNTT
- Quản lý yêu cầu dịch vụ IT
Quản lý tài liệu và hồ sơ nâng cao kết hợp với Trung tâm lưu trữ
Giải pháp toàn diện để quản lý toàn bộ chu trình sống của tài liệu trong doanh nghiệp, từ lúc mới tạo cho đến khi được xử lý khi hết thời hạn lưu trữ.
Sau khoản thời gian qui định, dữ liệu sẽ được chuyển vào Trung tâm lưu trữ - Record Center được quản lý theo tiêu chuẩn riêng
Trung tâm báo cáo
Nơi lưu trữ tập trung các báo cáo của các Phòng ban gửi từ site làm việc của đơn vị. Nó cũng có thể chứa các trang thống kê, report có biểu đồ tích hợp thông tin từ các file excel, dữ liệu trên SharePoint eOffice hay các nguồn dữ liệu khác bên ngoài SharePoint eOffice.
Thư viện Văn bản
Giải pháp hổ trợ quản lý các loại văn bản như văn bản pháp luật, văn bản định chế, cá biệt với các đặc trưng như:
- Văn bản đính kèm như phụ lục, biểu mẫu
- Văn bản liên quan cùng mối quan hệ như văn bản căn cứ, bổ sung, thay thế, bị thay thế…
- Tự động thông báo vá xác lập ngày hết hiệu lực
- Khi tích hợp với ứng dụng quản lý VB đi đến, sau khi phát hành, văn bản sẽ được chuyển vào thự viện văn bản để phục vụ người dùng.
Quản lý nhân sự
Giải pháp quản lý Thông tin nhân viên cùng tất cả hồ sơ liên quan.
Quản lý tin nhắn SMS
Ứng dụng cho phép xử lý việc gửi tin nhắn SMS nội bộ.
- Tự động gửi tin nhắn SMS thông báo khi có phân công và nhắc việc.
- Chủ động gửi tin nhắn SMS khi cần cho một nhân viên hoặc một nhóm người.
Diễn đàn trao đổi (Forum)
Giải pháp cung cấp giao diện và chức năng tương tự một Internet Forum. Doanh nghiệp có thể sử dụng cho nhiều mục đích như diễn đàn trao đổi nghiệp vụ, diễn đàn học tập …
Blog
Ứng dụng trong doanh nghiệp, Blog khuyến khích sự hợp tác bằng cách chia sẻ ý tưởng, tập hợp kiến thức của tập thể để bàn bạc, thảo luận và dự thảo về một vấn đề nào đó. Giải pháp này rất linh động vì cho phép nhiều người cộng tác với nhau thay cho việc gửi email hoặc thông qua các cuộc họp. Ví dụ như trong các trường hợp:
- Nghiên cứu, xây dựng sản phẩm dịch vụ mới
- Nhân viên Quản lý Nhân sự muốn liên lạc với các đơn vị khác để xây dựng bảng mô tả công việc hay viết quảng cáo tuyển dụng.
- Xây dựng các tiêu chuẩn, chính sách
Quản lý tri thức - Knowledge Management
Knowledge bases là một phương thức rất hiệu quả để xây dựng và cung cấp các Cẩm nang kiến thức về kỹ thuật, sản phẩm, dịch vụ nhất là cho các nhân viên chịu trách nhiệm hỗ trợ, tư vấn hay trong call-center. Thông qua việc cho phép post ý kiến thắc mắc và trả lời sẽ giúp người dùng nắm vững các kiến thức cần cung cấp.
Hơn nữa, doanh nghiệp cũng có thể tạo cơ sở kiến thức (knowledge bases) từ những sự cố được ghi nhận, trong đó có trích từ đơn khiếu nại của khách hàng để hình thành các cẩm nang cho các nhân viên trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng.
Phần Hỏi/ Đáp sẽ cung cấp một phương thức giúp truyền đạt kiến thức cho nhân viên thất hiệu quả. Ngoài ra các tiện ích Phản hồi, Rating,TagCloud sẽ tăng cường hiệu quả sử dụng.
Quản lý dự án
Giải pháp cung cấp một môi trường để cho phép các thành viên trong dự án dễ dàng cập nhật thông tin về dự án. Cho phép quản lý được toàn bộ các công việc (task) đã phân công, theo dõi được toàn bộ quá trình thực hiện các công việc trong một project, lưu trữ tất cả tài liệu liên quan, các báo cáo trong suốt thời gian thực hiện dự án. Giải pháp bao gồm hai thành phần:
- Trung tâm dự án – là nơi quản lý tập trung tình trạng của tất cả các dự án đã và đang triển khai.
- Từng dự án sẽ được quản lý trong một vùng riêng biệt. Nhiệm vụ (task) có thể tạo trực tiếp từ Microsoft Project Professional 2010 và đồng bộ lên SharePoint eOffice.
eLearning
Giải pháp eLearning của chúng tôi được phát triển dựa trên giải pháp Microsoft Learning Gateway đã được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp và Trường Trung học, Đại học trên toàn thế giới. Chương trình eLearning hỗ trợ đào tạo trực tuyến với nhiều loại tài liệu đào tạo:
- Tài liệu học trực tuyến theo chuẩn SCORM. SCORM viết tắt của ‘Sharable Content Object Reference Model’ là một chuẩn cho đào tạo trực tuyến trên web phổ biến trên thế giới.
- Video, Audio
- Tài liệu học tập Non-SCORM hay những bài tập có đánh giá kết quả.
Giải pháp sẽ giúp doanh nghiệp
- Áp dụng các công nghệ đào tạo trực tuyến để đào tạo, chuẩn hóa kiến thức chuyên môn cho toàn thể cán bộ nhân viên.
- Giúp giảm thời gian và chi phí trong công tác đào tạo.
- Có các báo cáo đánh giá đào tạo của từng cán bộ, nhân viên.
Thư viện ảnh (Picture Library)
Xây dựng các thư viện ảnh tương tự như trên site Thanh Niên Online và Phụ nữ Online, cho phép người dùng đánh giá và comment.
Thư viện Video (Video Library)
Xây dựng các thư viện Video tương tự như trên site Thanh Niên Online và Phụ nữ Online, cho phép người dùng đánh giá và comment.
Đổi mật khẩu (AD Password)
Cho phép người dùng tự đổi mật khẩu trong Active Directory ngay trên SharePoint eOffice.
Tích hợp chữ ký điện tử
Sử dụng Active Directory Certificate Services để xây dựng Certification Authority (CA) trong doanh nghiệp để phát hành và sử dụng chữ ký điện tử trong các Biểu mẫu hoặc các tài liệu dạng MS Office trên SharePoint eOffice.
Tích hợp AD RMS vào SharePoint
Sử dụng AD RMS để tăng cường thêm một số tính năng bảo mật cho các tài liệu được lưu trữ trên SharePoint eOffice như cấm in, cấm download…