Một Giải pháp Nhiều Ứng dụng
Menu
Văn phòng điện tử - SharePoint eOffice
​​

Được phát triển với công nghệ SharePoint 2013, SharePoint eOffice cung cấp một giải pháp cơ bản với giao diện web cho phép điều hành công việc, chuẩn hóa các hoạt động trong cơ quan, quản lý lưu trữ & khai thác tài liệu, văn bản, vạch ra chiến lược để từng bước hoàn thiện Cổng Thông tin nội bộ của cơ quan, mang lại nhiều hiệu quả và lợi nhuận cho tổ chức, cơ quan.

Màn hình dưới giới thiệu các thành phần chính của giao diện Trang chủ của SharePoint eOffice.

 

1.      Thanh menu ngang – cho phép truy cập tới từng phân hệ chức năng.

2.      Tên của người đăng nhập – cho phép truy cập tới các tiện ích liên quan tới cá nhân đang đăng nhập.

3.      Thông báo nhắc việc – cho phép truy cập tới Danh sách việc cần làm (To-do list)

4.      Công cụ tìm kiếm.

5.      Màn hình bắt đầu (Start Screen) – cho phép người dùng tự cấu hình các thành phần, liên kết (link) sẽ hiển thị

Được xây dựng trên nền tảng SharePoint 2013, giải pháp SharePoint eOffice đã thừa kế nhiều sức mạnh do SharePoint 2013 hỗ trợ mà hầu hết các phần mềm không thể có được như:

·        Công nghệ Portal, mô hình đa lớp, kiến trúc hướng dịch vụ (SOA - Service Oriented Architecture).

·        Khả năng cá nhân hóa.

·        Khả năng tích hợp và phát triển thêm ứng dụng.

·        Khả năng tích hợp với Active Directory hoặc dùng các phương thức xác thực người dùng khác.

·        Khả năng tìm kiếm.

·        Khả năng cài đặt và mở rộng theo mô hình farm, nhằm đáp ứng cho hàng trăm ngàn truy cập đồng thời, hỗ trợ load balancing, clustering; đảm bảo độ tin cậy để phục vụ cho cơ quan vừa, lớn và cực lớn.

SharePoint eOffice gồm 2 thành phần: cơ bản và mở rộng

1.      SharePoint eOffice (Văn phòng điện tử) – cung cấp các tính năng cơ bản nhằm tự động hóa các hoạt động tác nghiệp văn phòng.

2.      Chức năng mở rộng - triển khai thêm các chức năng nâng cao, mở rộng cho SharePoint eOffice để trở thành Cổng thông tin nội bộ của cơ quan.


SharePoint eOffice đã được đóng gói với các chức năng, đặc trưng như trong bảng sau:

1. Giao diện

Giao diện đẹp, bố cục mạch lạc với logo của quý cơ quan/ tổ chức với các đặc trưng:

·        Kích thước màn hình giao diện của ứng dụng sẽ tự động co giãn theo kích thước màn hình trên các thiết bị khác nhau như máy tính (desktop, laptop), máy tính bảng (tablet), mobile.

·        Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến: IE, Google Chrome, Firefox

·        Hỗ trợ các thiết bị máy tính bảng: iPad, Android, Windows 8 tablet.

·        Cho phép quản trị viên dùng chức năng Change the look của SharePoint để thay đổi game màu, kiểu chữ và ảnh nền.

 

2. Đa ngôn ngữ

Hỗ trợ hiển thị đa ngôn ngữ, cho phép từng người dùng cấu hình ngôn ngữ hiển thị (Tiếng Việt English/ Việt Nam …) cho riêng mình.

 

3. Hiển thị thông tin

Một trong các điểm thiếu của nhiều phần mềm trên thị trường là không có hoặc không thể hiển thị các thông tin cần thiết cho người dùng. SharePoint eOffice có khả năng hiển thị thông tin cần thiết và chính xác tới từng người dùng.

Cá nhân hóa thông tin

·        SharePoint eOffice sẽ hiển thị các thông tin mới nhất, tài liệu, lịch họp và các nhiệm vụ liên quan tới tài khoản đang đăng nhập.

·        Người dùng chỉ thấy được các thông tin mà có quyền truy cập mà thôi

·        Người dùng có thể cá nhân hóa Màn hình bắt đầu – Start Screen.

Bố trí thông tin

·        Các Trang chính tích hợp và hiển thị các khối nội dung cần thiết nhất, mới nhất.

·        Từng khối nội dung thông tin sẽ chỉ hiển thị với các người dùng đủ thẩm quyền do quản trị viên thiết lập

4. Màn hình bắt đầu – Start Screen

Màn hình bắt đầu - Start Screen là công cụ đơn giản và dễ sử dụng, cung cấp cho từng người dùng tính năng hữu hiệu để tùy chỉnh các thành phần sẽ xuất hiện trong Màn hình bắt đầu - Start Screen của eOffice, gồm 2 cụm thông tin chính: Thông tin nhắc việc & Thông tin cần thiết.

 

Thông tin cần thiết gồm nhiều khối thông tin như Văn bản vừa xử lý | Văn bản chờ cho ý kiến | Văn bản mới đến | Văn bản vừa phát hành | Tin mới | Video mới | Album mới | Lịch trong ngày | Công việc mới | Tài liệu mới

5. Danh sách việc cần làm (To-do list)

Nơi tập trung hiển thị toàn bộ việc cần làm của người dùng từ tất cả các phân hệ chức năng của eOffice. Từ đây, người dùng có thể nhanh chóng giải quyết công việc.

Khi dùng chức năng Theo dõi (mô tả tại mục 6), việc cần theo dõi, nhắc nhở cũng được ghi nhận vào Danh sách việc cần làm (To-do list).

 

6. Theo dõi – Follow Up

Cung cấp một phương thức để ghi nhận, theo dõi và nhắc việc cho một văn bản, tài liệu, hồ sơ … cần quan tâm. Phân hệ cung cấp các chức năng sau:

·        Tạo một việc cần theo dõi với Hạn hoàn tất là Hôm nay, Ngày mai, Tuần này, Tuần tới hoặc Tự xác lập. Việc sẽ được thêm vào danh sách Việc cần làm (To-do list)

·        Tạo một nhắc nhở (remider) cho một văn bản, tài liệu, hồ sơ …

 

7. Thông báo nhắc việc

Mỗi khi có việc mới được giao hoặc tới thời điểm đã tạo Nhắc nhở, một cửa sổ nhắc việc sẽ xuất hiện ngay góc dưới phải của màn hình. Người dùng có thể click vào liên kết để chuyển ngay tới màn hình giải quyết công việc.

 

8. Quản lý Giao việc

Phân hệ Quản lý giao việc cho phép quản lý phân công công việc, bao gồm giao việc, theo dõi, nhắc việc và lập các báo cáo kết quả thực hiện.

Người dùng có thể giao việc cho:

·        Một hoặc nhiều Người xử lý (cá nhân, nhóm) và một hoặc nhiều Người phối hợp thực hiện cùng 1 việc.

·        Giao 1 lần cho một hoặc nhiều Người xử lý (cá nhân, nhóm) và hệ thống sẽ giao cho từng người và từng thành viên trong mỗi nhóm một việc riêng biệt.

·        Giao việc tái diễn (định kỳ) theo ngày/ tuần/ tháng/ năm

Người nhận việc có thể thực hiện hay phân công tiếp. Cứ như thế, phân hệ Giao việc cho phép phân công tới n cấp.

Chức năng nhắc việc qua email, to-do list cung cấp nhắc việc cho tất cả người liên quan tại các thời điểm sau:

·        Khi công việc được tạo.

·        Khi công việc được cập nhật – đối với trường hợp đã chọn lựa chọn này trên màn hình công việc.

Hình sau minh họa Người giao việc có thể xem toàn bộ quá trình thực hiện công việc đã giao.

 

Trong khi Người nhận việc, ví dụ Nhân viên 2 chỉ thấy phần việc liên quan như sau.

 

9. Quản lý Văn bản và Hồ sơ

Ứng dụng cung cấp một giải pháp toàn diện để quản lý toàn bộ văn bản đến cơ quan, từ cơ quan đi ra ngoài và văn bản nội bộ, giúp chuẩn hóa các quy trình tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, giải quyết công việc xử lý, phát hành văn bản trong cơ quan.

Văn bản có thể là một loại tài liệu bất kỳ như văn bản hành chính, văn bản thương mại …

·        Tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn của pháp luật trong khi vẫn đảm bảo có sự linh hoạt để đáp ứng đặc thù riêng của cơ quan, tổ chức

o   Thông tư số 07/2012/TT-BNV về Hướng dẫn quản lý Văn bản, lập Hồ sơ và nộp lưu Hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

o   Công văn số 139/VTLTNN-TTTH về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.

·        Cung cấp khả năng quản lý tất cả các loại văn bản:

o   Văn bản đến – quản lý toàn bộ chu trình từ bước Đăng ký, Xin ý kiến Lãnh đạo, Lập Phiếu giải quyết văn bản, Chuyển giao, Tiếp nhận và Phân công xử lý

o   Văn bản đi, Văn bản trình ký (Tờ trình) – quản lý toàn bộ chu trình từ bước Dự thảo, Chuyển một hoặc nhiều Lãnh đạo kiểm tra, Phê duyệt, Đăng ký, Phát hành & Chuyển giao, Tiếp nhận và phân công xử lý

o   Văn bản nội bộ - quản lý toàn bộ chu trình từ bước Tạo mới, Xin ý kiến Lãnh đạo, Lập Phiếu giải quyết văn bản, Chuyển giao, Tiếp nhận và Phân công xử lý

·        Cung cấp khả năng quản lý đơn, thư và vật phẩm.

·        Cho phép nhiều lãnh đạo cùng cho ý kiến chỉ đạo đồng thời và có thể trình tiếp lên lãnh đạo khác.

·        Hỗ trợ trình, phân công theo chức danh.

·        Hỗ trợ điều chỉnh thông tin, phân công lại.

·        Cho phép phân công cho nhiều Phòng Ban, cá nhân xử lý đồng thời, hỗ trợ phân việc tiếp n cấp.

·        Sẳn sàng áp dụng chữ ký điện tử

·        Tại mỗi bước trong qui trình xử lý văn bản, đều có phân công cho người thực hiện và nhắc việc qua màn hình Danh sách Việc cần làm (To-do list) và email. Mỗi email có nội dung riêng biệt cho từng nhiệm vụ.

·        Cho phép Ủy quyền xử lý

·        Chỉ cho phép các cá nhân liên quan được phép thấy và truy cập tới văn bản cùng hồ sơ, tài liệu liên quan trong khi giải quyết văn bản.

·        Cho phép khai báo Sổ, ứng với mỗi sổ có thể chỉ định đánh số tự động hoặc văn thư tự đánh số.

·        Cung cấp đầy đủ báo cáo thống kê theo qui định của pháp luật và nhu cầu.

10. Quản lý tài liệu và hồ sơ

Giải pháp cho phép tổ chức quản lý, lưu trữ, khai thác sử dụng các văn bản, tài liệu và hồ sơ.

Thư viện tài liệu

eOffice cung cấp sẳn các thư viện:

1.      Tài liệu dùng chung

2.      Biểu mẫu

3.      eBook

4.      Văn bản pháp luật

5.      Văn bản nội bộ

Ngoài ra, chức năng Tạo thư viện tài liệu theo các mẫu định nghĩa sẳn giúp quản trị viên dễ dàng và nhanh chóng tạo thêm các thư viện khác theo nhu cầu.

Quản lý Cộng tác

Với từng thư viện tài liệu, cho phép bật/ tắt các chức năng.

Phê duyệt nội dung - Content approval

Chức năng kiểm soát quá trình công bố tài liệu tới user. Ví dụ, tài liệu sau khi được dự thảo phải được Phòng pháp chế phê duyệt mới được đăng tải cho user sử dụng.

Quản lý phiên bản - Versioning

Chức năng tự động lưu trữ và đánh số phiên bản của một tài liệu sau mỗi lần hiệu chỉnh.

Kiểm soát cùng sửa trên một tài liệu

Có 2 lựa chọn:

·        Cho phép cùng chỉnh sửa trên một tài liệu đồng thời

·        Chỉ cho phép một người sửa tài liệu

Quản lý tài liệu

Cung cấp sẳn nhiều tính năng có thể bật/ tắt cho từng thư viện tài liệu. Hình bên dưới minh họa minh họa một số tính năng đã áp dụng cho thư viện eBook.

Quản lý tài liệu với tiêu chí

Hình trên minh họa các tiêu chí dùng quản lý tài liệu trong thư viện eBook.

 

Quản lý tài liệu với cấu trúc Folder

Cho phép tạo Folder để tổ chức quản lý tài liệu theo cách quen thuộc.

Cấp quyền truy cập trên từng tài liệu (Xem, Download, Sửa)
Tạo tài liệu theo mẫu có sẳn

Cho phép người dùng tạo mới tài liệu theo mẫu cung cấp sẳn.

Đồng bộ với Outlook

Cho phép hoặc cấm sử dụng tính năng này với từng thư viện

Quản lý Hồ sơ

Một hồ sơ được tổ chức y như một hồ sơ giấy ngoài thực tế, bao gồm 1 bìa hồ sơ ghi nhận thông tin hồ sơ và chứa tất cả tài liệu liên quan như hình sau.

 

Cho phép xem nhanh (preview), kéo thả (drag and drop) tài liệu vào hồ sơ.

 

Tiện ích làm việc với thư viện

Xem, Sửa tài liệu với giao diện web

Với khả năng tích hợp với Office Web App, SharePoint eOffice cung cấp phương thức xem và sửa tài liệu ngay trên giao diện web.

Chức năng xem trên giao diện web cho phép xem rất nhanh, đặc biệt đối với các file lớn (vài trăm trang).

 

Màn hình sửa Tài liệu như bên dưới.

 

Xem trước tài liệu – Preview

Hệ thống cho phép xem trước (preview) các tài liệu dạng word, excel, power point và pdf.

 

Thông báo khi tài liệu được cập nhật

Khi sử dụng, người các lập sẽ nhận được thông báo qua email khi có cập nhật, thay đổi trên tài liệu.

Đăng ký RSS Feed

Khi đăng ký, tất cả nội dung được cập nhật trong thư viện có thể xem bằng trình duyệt và các phần mềm RSS reader.

Đồng bộ và làm việc Offline

Chức năng cho phép đồng bộ với MS Outlook. Người dùng có thể làm việc Offline với tài liệu.

Sử dụng công cụ Windows Explorer

Chức năng cho phép mở thư viện với giao diện của Windows Explorer (chỉ hỗ trợ với trình duyệt IE). Người dùng có thể dùng tất cả tính năng do Windows Explorer cung cấp.

 

Lọc tài liệu

Cung cấp bộ lọc theo giá trị của tiêu chí trên màn hình làm việc của thư viện.

 

11. Sổ Ghi chú – Notes

Phân hệ Sổ Ghi chú – Notes cung cấp cho mỗi người dung một Sổ Ghi chú riêng để làm việc. Sổ ghi chú có thể làm việc trên web hoặc mở ra trong Microsoft OneNote.

 

12. Tin Nội bộ

Trang truyền thông nội bộ của công ty, đăng những thông tin, sự kiện chung cần thông báo rộng rãi cho toàn thể cán bộ nhân viên. Màn hình trang chủ của site Tin nội bộ như hình minh họa.

 

Site trang bị đầy đủ tính năng và đặc trưng của một site Tin tức chuyên nghiệp với các đặc trưng và tính năng sau.

Hộp tiện ích cho từng tin bài

 

Quản lý tin bài với từ khóa (Tag cloud)

Mỗi tin bài được gắn vào một hoặc nhiều từ khóa. Chức năng duyệt và tìm tin bài theo từ khóa (TagCloud) như trong màn hình bên dưới.

 

Quản trị nội dung và cấu trúc

Trang bị công cụ quản trị nội dung (CMS) mạnh, trực quan, dễ sử dụng. Các Phòng chức năng có thể tự tạo nội dung và chịu trách nhiệm với qui trình kiểm duyệt tin được kiểm soát chặt chẽ nhưng đơn giản, dễ sử dụng.

1. Thanh công cụ soạn thảo (Editor toolbar)

Hệ thống quản trị nội dung cung cấp Thanh công cụ soạn thảo với nhiều tính năng để hỗ trợ tốt nhất cho nhân viên, biên tập viên soạn thảo nội dung.

 

2. Quản trị menu và chuyên mục

Hệ quản trị có giao diện trực quan, cho phép quản trị viên dễ dàng thêm, xóa, sửa menu và chuyên mục.

3. Qui trình soạn thảo và phê duyệt tin bài

Việc tạo, duyệt, hiệu chỉnh và đăng tải tin được thực hiện theo qui trình làm việc (workflow). Các Phòng chức năng có thể tự tạo nội dung và chịu trách nhiệm với qui trình kiểm duyệt tin được kiểm soát chặt chẽ nhưng dễ sử dụng.

4. Quản trị nội dung

Giao diện soạn thảo, phê duyệt trực quan (WYSIWYG)

Giao diện quản trị, thêm, xóa sửa nội dung thật đơn giản. Tùy theo quyền đăng nhập vào hệ thống, người dùng sẽ chỉ thấy đúng nội dung và các menu mà mình có quyền truy cập.

13. Lịch biểu

Phân hệ lịch biểu cung cấp công cụ tổ chức, lập kế hoạch làm việc hiệu quả và quản lý trực quan. Hỗ trợ người quản lý lên kế hoạch xây dựng, phát triển công ty, định hướng công việc, kế hoạch triển khai dự án trong tương lai. Hỗ trợ trưởng đơn vị, bộ phận, phòng ban tổ chức, sắp xếp công việc, kế hoạch của mỗi đơn vị theo tháng, quý.

Bên cạnh đó, lịch biểu còn hỗ trợ lịch cá nhân cho mỗi thành viên tự lên kế hoạch công việc của bản thân giúp chủ động sắp xếp lịch làm việc và phối hợp tốt công việc chung theo lịch cơ quan, lịch họp ở đơn vị công tác.

Phân hệ lịch biểu hỗ trợ các tính năng:

­   Cho phép quản trị viên tạo ra thêm nhiều lịch theo mẫu thiết kế sẳn.

­   Cho phép xem lịch theo ngày, tuần, tháng.

 

­   Cho phép đăng sự kiện tái diễn/ họp định kỳ theo ngày / tuần / tháng/ năm.

­   Cho phép đồng bộ với Microsoft Outlook

Mỗi cá nhân được phép tạo một lịch cá nhân. Cá nhân có thể:

·        Cấp quyền truy cập Lịch cho người dùng khác.

·        Chia sẻ từng sự kiện của mình ra Lịch làm việc của cơ quan.

·        Cho phép chia sẻ lịch cá nhân cho một người/ nhóm người để có thể xem lịch của mình.

14. Danh bạ

Chức năng và cách sử dụng Danh bạ tương tự Contact trong Microsoft Outlook. Cho phép đồng bộ với Outlook Contact.

­   Cho phép tự tạo ra nhiều danh bạ cần thiết để sử dụng chung.

­   Cho phép nhân viên tạo ra các danh bạ cá nhân để phục vụ cho công việc.

15. Danh bạ cơ quan

Quản lý thông tin cá nhân – My Profile

Mỗi cá nhân trong hệ thống sẽ có một trang riêng để quản lý thông tin cá nhân. Người dùng chịu trách nhiệm tự cập nhật một số thông tin do quản trị viên chỉ định. Nhờ thế, thông tin cá nhân sẽ chính xác hơn chứ không chỉ phụ thuộc vào thông tin nhân sự, giúp nhanh chóng tìm ra các nhân viên có dữ liệu chính xác và phù hợp.

Danh bạ cơ quan

Danh bạ cơ quan được xây dựng và cập nhật từ trang Thông tin cá nhân của tất cả người dùng.

16. Tìm kiếm

Chức năng tìm kiếm được gắn vào hầu hết các trang trên Văn phòng điện tử - SharePoint eOffice, nhằm hỗ trợ tốt nhất việc tìm kiếm tài nguyên thuận tiện nhất. Chức năng tìm kiếm có các đặc trưng:

­   Chức năng tìm kiếm hỗ trợ tìm kiếm toàn văn (full-text search), cho phép tìm cả trong nội dung của tài liệu.

­   Tìm người để nhanh chóng tìm ra thông tin của một cán bộ, nhân viên.

­   Cho phép nhập từ cần tìm với tiếng Việt không dấu hoặc có dấu.

Để tìm thông tin, nhập từ cần tìm vào ô tìm kiếm, rồi nhấn Enter. Hoặc click vào biểu tượng  ở cuối hộp tìm kiếm.

Màn hình hiển thị kết quả tìm kiếm như trong hình minh họa.

 

17. Chức năng mở rộng

Chúng tôi cung cấp nhiều phân hệ chức năng khác để mở rộng cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức/ cơ quan.


Đối với doanh nghiệp

  • Là môi trường điều hành tác nghiệp của  doanh nghiệp, giúp các nhân viên, các phòng ban, các chi nhánh, các công ty thành viên và công ty mẹ quản lý và trao đổi thông tin, quản lý công việc, văn bản, tài liệu, … một cách nhanh chóng, chính xác.
  • Là công cụ chuẩn hóa các quy trình xử lý công việc, biểu mẫu, hồ sơ, tài liệu và tự động hóa các qui trình tác nghiệp hằng ngày.
  • Là công cụ hỗ trợ đắc lực để áp dụng công nghệ thông tin giúp nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.
  • Là kho lưu trữ tài liệu tập trung, giúp tránh thất thoát tài nguyên (với nhiều nguyên do như nhân viên nghỉ việc, hỏng máy tính …)

Đối với cấp quản lý

  • Có được đầy đủ thông tin, qui định, chính sách cụ thể, kịp thời, chính xác.
  • Quản lý tình hình, công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình.
  • Có thể xem các báo cáo về tiến độ công việc, tình hình hoạt động ....
  • Có đủ thông tin để chỉ đạo, triển khai, giải quyết công việc dễ dàng, nhanh chóng.

Đối với nhân viên

  • Có được đầy đủ thông tin, qui định, chính sách cụ thể, kịp thời, chính xác.
  • Có công cụ để nhận việc, giao việc và quản lý tốt các công việc của mình.
  • Dễ dàng tìm kiếm, sử dụng các tài liệu, hồ sơ, biểu mẫu phục vụ cho công việc.
  • Có công cụ để tăng cường khả năng cộng tác, truyền thông với mọi người.

Công ty TNHH Vi Tính Vũ Thảo

Số ĐKKD: 0301805897 do Sở KHĐT Tp. HCM cấp ngày 31/08/1999

Người đại diện: Trần Thanh Phong

© Vuthao. All rights reserved.

Back to Top