VT ACM - Quản lý Giao dịch

Hiện tại, các ngân hàng thường gặp phải các khó khăn và thách thức sau trong việc xử lý giao dịch:

Sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau để giải quyết từng loại quy trình nghiệp vụ, dẫn đến không thống nhất, khó quản lý tổng thể và đặc biệt khó khăn khi muốn mở rộng hệ thống để phục vụ thêm cho các nghiệp vụ khác.
Sử dụng nhiều nền tầng hạ tầng khác nhau phục vụ cho quy trình nghiệp vụ, xử lý luân chuyển hồ sơ và lưu trữ chứng từ dẫn đến sử dụng tài nguyên chưa tối ưu và tình trạng thiếu dung lượng lưu trữ phục vụ cho nhu cầu ngày càng phát triển.
Thiếu khả năng sắp xếp, tự nhận diện giao dịch theo thứ tự ưu tiên và/hoặc khách hàng ưu tiên làm giảm khả năng phục vụ các giao dịch quan trọng.
Mỗi giao dịch đều do nhiều người phối hợp giải quyết từ nhiều bộ phận và gồm cả khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, khả năng tương tác, chia sẻ thông tin và tự phân phối công việc & nhắc việc chưa tốt dẫn đến phối hợp kém hiệu quả, mất khá nhiều thời gian để theo dõi và giải quyết giao dịch.
Việc tiêu chuẩn hóa và tự động hóa thường gặp trở ngại do từng giao dịch nghiệp vụ thường được giải quyết theo một quy trình có sẳn nhưng lại thường xuyên phát sinh các việc ngoài dự kiến như:
- Phải thực hiện một quy trình nghiệp vụ khác trước khi tiếp tục xử lý giao dịch. Ví dụ trong khi thực hiện thông báo LC thì phải thực hiện thêm quy trình tra soát.
- Tạm dừng xử lý để yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc chấp nhận xử lý giao dịch & cho nợ bổ sung sau một số chứng từ.

Hệ thống VT ACM - Quản lý Giao dịch đủ năng lực và linh động để giúp các ngân hàng tin học hóa các hoạt động giải quyết quy trình nghiệp vụ trong các lĩnh vực. Hệ thống VT ACM cung cấp các thuận lợi sau:

Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý và giải quyết các quy trình nghiệp vụ xuyên suốt cả ngân hàng, dễ dàng mở rộng, bổ sung thêm quy trình khác.
Thiết lập một hệ quản trị nội dung (ECM) duy nhất để luân chuyển toàn bộ chứng từ và lưu trữ. Trang bị khả năng quản lý vòng đời hồ sơ giao dịch (case lifecycle) để đảm bảo có thể lưu trữ khối lượng hồ sơ giao dịch cực lớn theo nhu cầu trong khi vẫn đảm bảo hiệu suất sử dụng hệ thống.
Dễ dàng thiết lập và tiêu chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, nâng cao khối lượng xử lý giao dịch, giảm chi phí hoạt động và cải thiện lợi nhuận.
Trao quyền cho cán bộ nghiệp vụ giải quyết giao dịch thông qua các luồng quy trình công việc được thiết lập sẳn nhưng rất linh động, cho phép quyết định tạo thêm các nhiệm vụ hoặc chèn thêm quy trình nghiệp vụ khác trong khi giải quyết để đáp ứng các kịch bản thường có phát sinh ngoài dự kiến.
Tự động chia việc tới từng cán bộ nghiệp vụ, giám sát SLA trong từng bước tác nghiệp và kiểm soát tự động toàn bộ các bước xử lý giao dịch.
Sử dụng Management dashboard để đo lường hiệu suất, giúp nhận diện và kiểm soát tức thời tiến độ xử lý của từng người dùng, từng nghiệp vụ để nhanh chóng phát hiện các cơ hội cũng như điểm tắc nghẽn trong quá trình giải quyết, giúp dễ dàng cải tiến quy trình thực hiện cho từng loại nghiệp vụ, nâng cao mức độ thích ứng và đáp ứng với nhu cầu thay đổi liên tục của môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay.
Hỗ trợ tích hợp dữ liệu từ hệ thống ứng dụng khác như core banking, AML, SWIFT ...
Tự động tiếp nhận và phân luồng hồ sơ giao dịch qua E-banking hoặc với giải pháp số hóa.

Hồ sơ giao dịch (case folder) sẽ gồm một tập hợp các thông tin của khách hàng, chứng từ, văn bản xử lý, báo cáo, ý kiến, email trao đổi kèm theo các dịch vụ nền tảng hỗ trợ bao gồm quản lý quy trình, quản lý tài liệu, quản lý công việc, trao đổi cộng tác, quy tắc xử lý (business rules), báo cáo và dashboard phân tích.

Quản lý hồ sơ giao dịch

Phân hệ VT ACM - Quản lý Giao dịch cung cấp các khả năng sau.

	Tận dụng hoàn toàn SharePoint Được xây dựng đúng theo chuẩn SharePoint, sử dụng cơ sở hạ tầng SharePoint có sẳn. Không cần bổ sung phần cứng, không cần cài đặt Silverlight và cài đặt phần mềm tại máy trạm. Vận hành trên Microsoft SharePoint Foundation 2013 hoặc Microsoft SharePoint Server 2013.
	Dễ sử dụng và mở rộng Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi. Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firefox, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như IPad, Windows 8. Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design. Dễ dàng mở rộng đáp ứng nhu cầu sử dụng cho tổ chức lớn và cực lớn.
	Tương tác với khách hàng Khả năng tương tác với khách hàng sẽ đóng vai trò cực kỳ quan trọng làm nâng cao chất lượng dịch vụ để thỏa mãn khách hàng tốt hơn đối thủ cạnh tranh.
	Quy trình nghiệp vụ Kết hợp sẵn công cụ VT WFD - Workflow Designer trực quan, giao diện web để dễ dàng tiêu chuẩn hóa và triển khai các quy trình nghiệp vụ theo nhu cầu sử dụng. Hỗ trợ phân công theo cơ cấu tổ chức khi thiết kế luồng công việc cho từng quy trình nghiệp vụ.
	Thế hệ ứng dụng mới của BPM & Case Management Nhằm đáp ứng khả năng xử lý hồ sơ giao dịch đa dạng, thường có phát sinh đột xuất, VT ACM cung cấp phương thức giải quyết theo mô hình của loại công nghệ thế hệ mới gọi là Adaptive Case Management (hoặc Dynamic Case Management) trao quyền cho cán bộ nghiệp vụ có thể tự tạo thêm việc mới, chèn quy trình nghiệp vụ khác trong khi đang xử lý hồ sơ giao dịch.
	Hệ thống Quản trị nội dung (ECM) Kết hợp với phân hệ VT EDRMS - Quản lý Tài liệu & Hồ sơ để làm nền tảng ECM vận hành hệ thống, các tiện ích quản lý tài liệu và lưu trữ toàn bộ hồ sơ giao dịch. Hỗ trợ thiết lập Chính sách lưu giữ/ Retention Policies theo từng loại hồ sơ giao dịch, nhằm nhanh chóng di chuyển các hồ sơ đã hoàn tất vào Kho lưu trữ (Record Management), giải phóng tài nguyên hệ thống để phục vụ hiệu quả hơn cho các giao dịch hiện hành.
	Quản lý công việc tại một vị trí duy nhất Cung cấp Danh sách việc cần xử lý – To do List, tập hợp các nhiệm vụ từ các giao dịch khác nhau vào một nơi duy nhất, giúp người dùng dễ dàng nhận và xử lý công việc từ nhiều giao dịch. Hiển thị trực quan màu mô tả tình trạng của việc, giúp chú ý ngay các việc cần xử lý và các việc đang vi phạm thời gian cam kết xử lý. Cung cấp Biểu tượng việc cần xử lý, cập nhật tức thì số lượng việc cần giải quyết.
	Nâng cao mức độ Cộng tác & Truyền thông Cung cấp khả năng Trao đổi ý kiến giống như Facebook, cho phép chia sẻ ý tưởng, trao đổi ý kiến trên Vụ việc và tài liệu. Cung cấp khả năng hiển thị tức thì thông tin của tiến trình xử lý tất cả giao dịch liên quan liên quan, giúp tập hợp thông tin thật trực quan để dễ dàng theo dõi và xử lý công việc. Nhận được email nhắc việc khi có việc phải xử lý, khi vụ việc được khởi tạo. Mỗi email nhắc việc tại mỗi bước có Chủ đề (Subject) và nội dung khác nhau. Tích hợp với Lync để cung cấp khả năng online presence, đàm thoại trực tuyến
	Dashboard và Báo cáo đa dạng Cung cấp Management dashboard để giám sát và đo lường hiệu suất tức thì. Cung cấp đầy đủ báo cáo theo chi nhánh/ khách hàng/ ngân hàng/ sản phẩm. Cung cấp các báo cáo hiệu suất theo từng loại giao dịch và từng người sử dụng.