Bất kỳ doanh nghiệp nào vẫn tồn tại sau nhiều năm biến động, đó là điều rất tự hào. Họ đã vượt
qua được những khó khăn và thích nghi tốt với sự thay đổi. Trong thời kỳ kinh tế có biến động nhanh chóng,
cần linh hoạt điều chỉnh bộ máy vận hành,
cách làm cho phù hợp với hoàn cảnh mới có thể tồn tại và thành công- chẳng hạn
như các công nghệ cộng tác và môi trường làm việc hybrid Online và Offline đã lan rộng gần như ở
khắp mọi nơi thông qua sử dụng
các công cụ làm việc trực tuyến (collaboration technologies) - một công ty mới có thể tồn tại.
Nhưng điều gì sẽ cần thiết để doanh nghiệp tăng tốc? Các công ty đang nắm
bắt những cơ hội mới: vào giữa năm 2023, một phần ba người tham gia khảo sát
toàn cầu cho biết tổ chức của họ đã sử dụng AI tạo sinh (Gen AI) thường xuyên trong ít
nhất một chức năng kinh doanh và 40% cho biết những tiến bộ của gen AI đang
thúc đẩy tổ chức của họ tăng tổng mức đầu tư vào AI. Đồng thời, ngành robot tự động công nghiệp được dự
báo sẽ tăng trưởng hơn 10% hàng năm cho đến năm 2030.
Doanh nghiệp
đầu tư cho công nghệ mới nhất có đạt kỳ vọng?
Tuy nhiên, liệu khoản đầu tư đó có hiệu quả hay không thì vẫn
chưa rõ ràng. Cho đến thời điểm
hiện tại, nhiều khoản đầu tư công nghệ ngày nay dường như chưa mang lại kỳ vọng. Điều
này đặt ra câu hỏi về tính hiệu quả của chúng và liệu chúng có thực sự thúc đẩy
năng suất như kỳ vọng hay không. Điều này trái ngược hoàn toàn với những đột
phá của thế kỷ 20 về dây chuyền lắp ráp, container và sản xuất tinh gọn mang lại hiệu quả tức thì.
Nhưng một số công ty, trong cả lĩnh vực sản xuất và dịch vụ logistics , đang vượt qua những
trở ngại này. Họ đạt được những bước tiến lớn hàng năm không chỉ về năng suất
mà còn về các số liệu từ thời gian đưa sản phẩm ra thị trường đến mức độ hài
lòng của khách hàng và sự gắn kết của nhân viên.
Điểm chung của những tổ chức này là ứng dụng công nghệ mới vào quạn trị vận hành.
Nhờ vào công nghệ để giải quyết công việc hiệu quả, không chỉ đơn giản
là "số hóa" hoạt động, mà còn thay đổi căn bản cách thức vận hành của tổ chức dựa trên những hướng đi mới mà công nghệ
mang lại, bên cạnh phát huy thế
mạnh hiện tại của doanh nghiệp. Đây là một cách tiếp cận tiên tiến và hiệu
quả hơn trong thời đại công nghệ số.
Điều quan trọng là những người có hiệu suất cao thường xuyên
xem xét và hình dung lại cách doanh nghiệp của họ tạo ra giá trị, xem xét lại tất
cả năm yếu tố của sự xuất sắc về vận hành (Hình 2):
 |
| 5 nguyên tắc tạo lên một doanh nghiệp mạnh mẽ, vượt qua mọi thách thức |
- Xây dựng một mục đích và chiến lược rõ ràng cho toàn bộ tổ chức
- Toàn bộ tập thể của một tổ chức, mọi công việc, suy nghĩ đều phải hướng về mục tiêu và chiến lược chung
- Xây dựng một hệ thống quản lý tập trung, tương tác, xử lý công việc trên một hệ thống dễ dàng thống kê, báo cáo hiệu suất
- Tinh chỉnh các hệ thống kỹ thuật liên quan đến việc cung cấp giá trị để loại bỏ lãng phí
- Áp dụng công nghệ để nâng cao năng lực của con người, thay vì đơn giản thay thế con người bằng máy móc
Khi đối thủ
bình thường áp dụng phương pháp trên có thể biến họ thành đối thủ đáng gớm, đồng
thời giúp các doanh nghiệp đang hoạt động tốt trở thành doanh nghiệp dẫn đầu.
Case study ví dụ về một
công ty khai thác mỏ tăng được năng suất 25% trong năm đầu, 15% trong năm thứ
hai và 8% trong năm thứ ba, ngay cả khi chi phí vốn và lao động không đổi. Một
ví dụ khác là một tổ chức tài chính giảm 30% chi phí do kết quả kém chất lượng,
giảm 60% việc làm lại, đồng thời cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nhân
viên sau thời kỳ suy thoái do đại dịch. Điểm mấu chốt chỉ cần khoản đầu tư công nghệ, mang lại nhiều lợi ích và
hiệu quả cho doanh nghiệp
Khi hiệu nổ lực cải
thiện quả hoạt động của tổ chức một cách xuất sắc nhờ giải pháp công nghệ, đó là một khoản đầu tư rất
đúng đắn và cần thiết.
Con người
là nhân tố chính tăng năng suất nhưng cũng là rào cản
Tăng năng suất lao động sẽ giúp
doanh nghiệp tạo ra nhiều hàng hóa và dịch vụ hơn trong cùng một khoảng
thời gian, dẫn đến tăng trưởng kinh tế. Năng suất làm việc cao hơn giải phóng nguồn lực để đầu tư vào nghiên cứu
và phát triển, thúc đẩy đổi mới và tăng trưởng bền vững trong tương lai. Năng
suất lao động tăng sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn, giúp nền kinh tế có
tổng sản phẩm quốc nội (GDP) cao hơn, cải thiện mức sống của người dân.
Nhiều công
ty mong đợi công nghệ sẽ giúp họ cải thiện đáng kể năng suất và hiệu quả, giống
như một "con đường tắt" để đạt được thành công nhanh chóng. Tuy
nhiên, khảo sát cho thấy các doanh nghiệp thường không đạt được kết quả mong muốn
từ chuyển đổi công nghệ. Hầu hết chỉ đạt được dưới 33% lợi ích mà họ đặt ra.
Nguyên nhân chủ yếu thiếu chiến lược rõ ràng khi đặt mục tiêu, nguồn lực thiếu
kỹ năng hiểu biết về công nghệ cần thiết để sử dụng công nghệ, lãnh đạo và nhân
viên kháng cự, ngại thay đổi cái mới, vì quen cách làm truyền thống.
Trong khó
khăn luôn tìm thấy cơ hội
Trong khi nhiều doanh nghiệp đang loay hoay trong việc tận dụng công nghệ
hiệu quả, một số ít khác lại đang vận hành hoạt động của mình đúng cách và gặt
hái những phần thưởng vượt trội. Điển hình công ty Vietnamairlines, Petrolimex, Becamex, Hòa Phát… hoạt
động hiệu quả, đổi mới và ít gặp vấn đề về hạ tầng cũ. Điều này có thể cho thấy
họ có văn hóa học hỏi, thích nghi và sẵn sàng thay đổi. Doanh nghiệp không chỉ
sử dụng công nghệ hiện tại để giải quyết các vấn đề hiện có, mà còn chủ động
tìm kiếm cách tận dụng công nghệ khác để cải thiện hiệu quả, vượt qua đối thủ.
Nâng cao
năng suất bền vững và cải thiện chi phí
Công ty khai thác mỏ:tăng năng
suất 25% trong năm đầu tiên, 40% trong 3 năm mà không cần đầu tư thêm vốn.
Điều này
cho thấy phương pháp tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu quả sử dụng công nghệ
hiện có để cải thiện năng suất thay vì chỉ đơn giản là đầu tư thêm tiền.
Điều cho thấy
tác động đáng kể của phương pháp trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Case study
điển hành nhấn mạnh việc sử dụng công nghệ hiệu quả, nhưng không chỉ đơn thuần
là đầu tư công nghệ mới mà còn biết tối ưu hóa và tận dụng những gì đã có.
Cải thiện
sức khỏe tổ chức. Giải
pháp công nghệ cho doanh nghiệp tác động không chỉ trên hiệu quả kinh doanh mà
còn trên sức khỏe tổng thể của tổ chức. Điểm số sức khỏe tổ chức tăng đáng kể,
cho thấy sự cải thiện về văn hóa, tinh thần làm việc và hiệu quả chung. Tỷ lệ
nhân viên nghỉ việc giảm, cho thấy sự hài lòng và gắn bó của nhân viên tăng
lên. Những người tự cho rằng họ không phù hợp với vị trí quản lý giờ đây đang
điều hành toàn bộ phòng ban, nhờ bao quát hết nhân sự thông qua hệ thống quản
lý giao việc, thống kê và báo cáo được cập nhật real-time. Doanh nghiệp tự tìm kiếm được nhân tài tiềm ẩn
bên trong, tiết kiệm chi phí tuyển dụng và nâng cao cơ hội thăng tiến cho nhân
viên.
Tăng cường
khả năng phục hồi của
tổ chức trước những thách thức bất ngờ, khi dịch Covid-19 diễn ra, các doanh
nghiệp làm việc truyền thống không có công cụ và không gian số để làm việc từ
xa, tuy nhiên những khác hàng của Vũ Thảo dùng giải pháp VT DPM, D-Office, Dsign có thể giao việc, quản lý dự án, hợp đồng, quản lý thanh toán, trình ký hồ
sợ hợp đồng hoàn toàn Online, dễ dàng cộng tác và công việc thực hiện rất nhanh
qua không gian làm việc số. Vì vậy công nghệ được sử dụng hiệu quả để hỗ trợ quản
lý và làm việc từ xa, cho thấy phương pháp này không chỉ tập trung vào
"cái cứng" như quy trình mà còn tận dụng linh hoạt công nghệ để vượt
qua khó khăn và phát triển nhanh hơn.
Đổi mới chiến
lược để tăng cường khả năng cạnh tranh
Khi thị trường
thay đổi, doanh nghiệp cần phải xác định lại mục đích công ty còn phù hợp với
tình hình hiện tại hay không, lý do tồn tại của công ty, nó cần phải phù hợp với thực tế hiện tại và
chiến lược của công ty. Khi đó tất cả nhân viên phải hiểu và đồng hành với mục
đích của công ty thông qua hành động cụ thể, các nhà lãnh đạo có vai trò chuyển
đổi mục đích thành hành động thông qua các công việc hàng ngày của nhân viên. Khi mục đích được thực hiện hiệu quả, nó sẽ
thúc đẩy toàn bộ tổ chức hướng tới đạt được mục tiêu để phát triển Bền vững.
Lãnh đạo
doanh nghiệp khai thác mỏ nhận thấy rằng mục đích được đề ra trước đó, nhấn mạnh
đến toàn tổ chức phải tập trung theo đuổi, nhưng nó không còn "lay động"
được toàn bộ nhân viên, tạo sự gắn kết và thúc đẩy hành động. Các nhà lãnh đạo
nhận ra tầm quan trọng của điều chỉnh lại chiến lược mục tiêu, ứng dụng chuyển
đổi quy trình làm việc truyền thống, lên nền tảng số, các công việc được triển
khai và giao việc bất cứ nơi nào chỉ cần truy cập vào ứng dụng số, tạo các
chương trình thi đua, vinh danh nhân viên tức thời, tạo cảm hứng và ý nghĩa cho
nhân viên, từ đó thúc đẩy hiệu quả công việc.
Trao quyền
nhân viên những vẫn kiểm soát mọi hoạt động
Tập trung
vào việc xác định và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, giúp
cải thiện hiệu quả và năng suất. Không chỉ giải quyết vấn đề tồn động mà đi sâu
tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ, dẫn đến giải pháp bền vững và hiệu quả hơn. Các
nhà lãnh đạo sẵn sàng lắng nghe, học hỏi từ nhân viên tuyến đầu và trao quyền
cho họ, tận dụng kinh nghiệm và kiến thức sâu sắc của họ. Xây dựng văn hóa cam
kết với các nguyên tắc và hành vi cần thiết, thông qua giao tiếp, đào tạo và tạo
động lực. Cho phép nhân viên tuyến đầu thực hiện các điều chỉnh công việc của họ
và thử các ý tưởng mới theo mô hình thử nghiệm và học hỏi linh hoạt, coi thất bại
là một bước cần thiết để đổi mới.
Hiện đại
hóa hệ thống quản lý
Hệ thống quản
trị hay là giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể Là công cụ quan trọng để quản
lý mọi công việc của nhân viên, duy trì sự cải tiến trong hoạt động hàng ngày.
Giải pháp này là công cụ giao việc, nhận các công việc được giao... Thể hiện sự
rõ ràng, nhất quán và tuân thủ các nguyên tắc trong hoạt động của công ty.
Công nghệ
giúp tự động hóa nhiều tác vụ của nhân viên, giảm chi phí và thời gian làm việc
cho nhân viên đến quản lý, thực hiện được nhiều việc khác hơn. Giải pháp quản
trị giúp phân tích dữ liệu tốt hơn, cung cấp thông tin chi tiết và hỗ trợ ra
quyết định hiệu quả hơn. Dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Quản lý
linh hoạt và dựa trên dữ liệu cho phép các công ty thử nghiệm và học hỏi nhanh
chóng, thúc đẩy đổi mới.
 |
| Kỷ nguyên trí tuệ nhân tạo AI sẽ dẫn dắt thế giới phát triển sau kỷ nguyên số |
Đối với tổ
chức tài chính, sự thay đổi then chốt đến từ các hình thức AI và tự động hóa
quy trình mới. Hiệu quả tức thời là giảm thiểu các nhiệm vụ thủ công, tẻ nhạt.
Nhưng kết quả quan trọng hơn là cung cấp cho nhân viên tuyến đầu sự minh bạch
hoàn toàn, theo thời gian thực về công việc của họ, giảm sự phụ thuộc vào báo
cáo (thường bị trì hoãn) hoặc phản hồi của quản lý.
Thay vào
đó, họ có thể ngay lập tức nhìn thấy điều gì đang hiệu quả, được so sánh với
nhóm của họ hoặc với những trải nghiệm trước đó của khách hàng. Tại công ty
khai thác mỏ, các quy trình vận hành tiêu chuẩn hiện đã ở dạng điện tử. Thay vì
mất hàng tháng để cập nhật các hướng dẫn bằng văn bản - và trên thực tế, hy vọng
rằng nhân viên sẽ nói với nhau về cách xử lý những thay đổi chưa có trong tài
liệu đào tạo - giờ đây nhân viên có thể xem các quy trình mới dưới dạng video,
thường ngay tại máy tính của họ."
Hệ thống
này đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý công việc hiệu quả, liền mạch
Đối với
công ty khai thác mỏ, một nguyên nhân gốc rễ quan trọng của các vấn đề về hiệu
suất được chứng minh là văn hóa áp đặt từ trên xuống, nơi mà công nhân hiếm khi
được khuyến khích chia sẻ ý tưởng cải tiến của họ. Cung cấp cơ hội cho nhân
viên đóng góp ý tưởng và tham gia vào quá trình cải tiến. Việc tạo ra không
gian mới cho sự đổi mới từ dưới lên đã tiết lộ hàng tá thay đổi nhỏ trong quy
trình, mang lại hiệu quả to lớn: trong ba năm qua, việc cải thiện hệ thống kỹ
thuật đã giúp tăng sản lượng ít nhất 10% mỗi năm, ngay cả khi lượng nước sử dụng
giảm 7% - điều này rất quan trọng ở một khu vực dễ xảy ra hạn hán.
Tạo ra
giá trị bền vững từ công nghệ
Công nghệ
đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được sự xuất sắc trong vận hành, nhưng
nó không phải là giải pháp chính cho các vấn đề vận hành. Thay vào đó, nó là điểm
khởi đầu cho ba câu hỏi tập trung vào cách công nghệ phục vụ con người:
Công nghệ
này có thể tạo ra giá trị mới độc đáo nào mà trước đây không thể thực hiện được?
Công nghệ
này có thể nâng cao như thế nào tổng thể sự xuất sắc trong vận hành của tổ chức
chúng ta?
Liệu công
nghệ này có hỗ trợ con người của chúng ta và cho phép họ tham gia vào công việc
một cách an toàn, hiệu quả và thỏa mãn hơn không?
Doanh nghiệp
đạt được sự xuất sắc trong hoạt động không phải là điều dễ dàng. Các nhà lãnh đạo
sẽ cần đánh giá lại mục đích và chiến lược của tổ chức, đồng thời đưa ra các
nguyên tắc và hành vi mới - về cơ bản, họ sẽ cần điều chỉnh lại DNA số của tổ
chức. Họ sẽ cần phải suy nghĩ lại về hệ thống quản lý và kỹ thuật cũng như các
cơ cấu, quy trình và mục tiêu hỗ trợ, với sự tập trung cao độ vào việc tạo ra
giá trị.
Một tổ chức vận hành xuất sắc là một quá trình lâu
dài, đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của lãnh đạo và quản lý. Sử dụng các công cụ chỉ là
giải pháp tạm thời, không bền vững. Thay vào đó, cần kết hợp nhiều giải pháp, nâng cao kỹ năng làm việc liên
tục, kết hợp công cụ công nghệ hỗ trợ, để tổ chức không ngừng phát triển
và cải thiện.