Với phần mềm quản lý quy trình công việc, toàn bộ hoạt động làm việc của cán bộ nhân viên trở nên minh bạch và có thể được theo dõi, giám sát từ mọi góc độ, hỗ trợ các cấp quản lý doanh nghiệp một cách linh hoạt và hiệu quả. Đây là điểm vượt trội mà các doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành số hóa quy trình làm việc của mình ngay từ bây giờ. Cùng Vũ Thảo Technology đánh giá 8 phần mềm quản lý quy trình công việc tốt nhất hiện nay, phù hợp mọi quy mô ngành nghề doanh nghiệp ở bài viết dưới đây.
Quản lý quy trình công việc góp phần thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên
Khi quy trình được tạo và quản lý, việc đưa chúng lên nền tảng số hóa giúp nhân viên thực hiện công việc một cách minh bạch và giảm thiểu thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Bằng cách đưa các công việc lên hệ thống online hoàn toàn, mọi điểm kết nối của quy trình trở nên rõ ràng, từ đó giảm thiểu sai sót cá nhân và tối ưu hóa hiệu suất công việc của nhóm hoặc cá nhân tham gia vào quá trình giải quyết công việc trên quy trình đó.
Nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên cũng như trải nghiệm của khách hàng
Khi quy trình làm việc được số hóa, việc giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp trở nên nhanh chóng hơn, từ đó giúp nhân viên xử lý công việc một cách hiệu quả và giảm thời gian xử lý. Các yêu cầu từ khách hàng cũng được đáp ứng nhanh hơn, rút ngắn thời gian phục vụ và giải quyết nhu cầu cho khách hàng, đồng thời tạo ra sự hài lòng và tăng cường trải nghiệm tốt hơn giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo trong doanh nghiệp cũng là một lợi ích của việc số hóa quy trình. Khi nhân viên thực hiện các công việc một cách trơn tru và hiệu quả hơn, họ có thêm thời gian để suy nghĩ sâu hơn vào lĩnh vực chuyên môn của mình hoặc hỗ trợ các công việc của các bộ phận khác, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc và khả năng đổi mới sáng tạo trong doanh nghiệp.
Cung cấp cho các cấp quản lý trong doanh nghiệp các công cụ quản lý mạnh mẽ
Quản lý quy trình giúp cho việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên và các dự án trở nên dễ dàng hơn. Việc số hóa quy trình theo luồng giúp các cấp quản lý dự báo rủi ro và cơ hội tổng thể của công việc, đồng thời đưa ra quyết định chỉ đạo kịp thời mà không cần phải chờ đợi báo cáo từ cấp dưới.
Nâng cao trải nghiệm liên phòng ban trong doanh nghiệp
Các công cụ cho phép kiểm tra tình trạng công việc, giao việc và cơ chế phối hợp với các phòng ban khác. Qua đó, cấp quản lý có thể theo dõi tiến độ và thời hạn hoàn thành công việc của nhân viên, tăng cường sự cộng tác giữa các nhân sự liên quan và cải thiện khả năng giao tiếp với cấp trên một cách mượt mà và hiệu quả hơn.
Top 8 Phần Mềm Quản Lý Quy Trình Công Việc Tốt Nhất Hiện Nay
1. VT DPM – Digital Process Management: Số hóa quy trình làm việc
VT DPM được xem là một giải pháp chuyển đổi số linh hoạt, phù hợp với nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp và chính phủ. Được phát triển bởi Vũ Thảo Technology, nó mang đến nhiều tính năng giúp tạo ra quy trình nghiệp vụ phù hợp với mọi nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp:
-
Quản lý và tạo quy trình động: VT DPM cho phép thiết kế các quy trình từ đơn giản đến phức tạp một cách linh hoạt. Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh và thay đổi các quy trình, biểu mẫu thông qua việc kéo thả mà không cần kiến thức về IT. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi toàn bộ quy trình làm việc và tương tác với khách hàng, đối tác trên cùng một hệ thống.
-
Thiết kế quy trình và báo cáo động: VT DPM cung cấp giao diện trực quan và thân thiện, giúp bạn tạo ra các quy trình nghiệp vụ một cách nhanh chóng và dễ dàng. Chỉ cần kéo thả các bước của một quy trình, rẽ nhánh, phân luồng, ma trận ngân sách, phân quyền phê duyệt vào một sơ đồ luồng, VT DPM sẽ tự động sinh ra các biểu mẫu, form online, báo cáo linh hoạt theo quy trình mà bạn đã thiết kế. Bạn cũng có thể xem trước và kiểm tra quy trình trước khi triển khai, trích xuất báo cáo động real-time trên từng quy trình.
- Tạo ứng dụng quy trình theo xu hướng Low-Code: VT DPM là một nền tảng quản trị điều hành doanh nghiệp theo xu hướng low-code, cho phép bạn tạo ra các ứng dụng để tùy chỉnh các nhiệm vụ, e-form, quy trình khác nhau mà không cần viết code. Nó cũng tương thích tốt với bộ ứng dụng MS Office, Teams... và có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống/ứng dụng khác như ERP.
|
|
| Design workflow mạnh mẽ, tạo mọi quy trình làm việc cho doanh nghiệp |
VT DPM đã được áp dụng thành công bởi hàng loạt doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam như Tập Đoàn Điện Lực Việt Nam (EVN), Petrolimex, Vietnam Airlines Tổng Công Ty Tân Cảng Sài Gòn, Techcombank, VP Bank, PPJ Group, PNJ... Nhờ những tính năng nổi bật này, VT DPM được xem là một giải pháp số hóa quản trị doanh nghiệp mạnh mẽ và tiên tiến tại Việt Nam.
2. Notion.so
Notion là một ứng dụng quản lý quy trình cá nhân, đội nhóm, nó giúp ghi chú tất cả công việc, cho phép bạn lưu trữ và biểu diễn thông tin công việc dưới nhiều dạng khác nhau, như văn bản, hình ảnh, video, bảng biểu, danh sách kiểm tra, lịch, biểu đồ. Notion cho phép bạn quản lý nhiệm vụ và lập kế hoạch dự án một cách linh hoạt, có thể thay đổi cách hiển thị dữ liệu từ danh sách, bảng, lịch, biểu đồ.
Ưu điểm:
-
Linh hoạt và đa năng: Cung cấp khả năng tạo ra các bảng, danh sách, trình biên tập văn bản, và ghi chú.
-
Giao diện đẹp mắt và dễ sử dụng: Hỗ trợ nhiều cách sắp xếp, tổ chức thông tin một cách linh hoạt.
-
Hỗ trợ đa nền tảng: Tích hợp tốt trên nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau.
-
Khả năng áp dụng linh hoạt: Phù hợp cho quản lý quy trình của đội nhóm và cá nhân
Nhược điểm:
-
Thiếu tính năng quản lý công việc: Không có các tính năng quản lý dự án và quy trình công việc mạnh mẽ như các công cụ khác dành cho doanh nghiệp.
3. Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án trực quan, cho phép các nhóm lên ý tưởng, lập kế hoạch, cộng tác và hoàn thành công việc một cách hiệu quả và có tổ chức. Trello dựa trên phương pháp Kanban, một phương pháp quản lý sản xuất được phát triển bởi Toyota. Trello sử dụng các bảng, danh sách và thẻ để biểu diễn các dự án, quy trình làm việc và nhiệm vụ của các nhóm. Bạn có thể tùy chỉnh và sắp xếp các bảng, danh sách và thẻ theo ý mình, cũng như thêm các tính năng bổ sung như hạn chót, nhãn, đính kèm, bình luận, bảng tin, tích hợp và nhiều hơn nữa. Trello cũng hỗ trợ hợp tác và chia sẻ bảng với nhiều người dùng khác nhau, có thể cùng truy cập, chỉnh sửa, bình luận và phân quyền trên cùng một bảng. Trello có nhiều phiên bản khác nhau, từ miễn phí đến trả phí, tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của bạn.
Ưu điểm:
-
Đơn giản và dễ sử dụng: Giao diện kéo thả giúp dễ dàng quản lý công việc và theo dõi tiến độ.
-
Tích hợp linh hoạt: Cho phép kết nối với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác.Phù hợp đội nhóm và công ty nhỏ, có quy trình đơn giản.
Nhược điểm:
-
Hạn chế trong quản lý công việc phức tạp: Thiếu một số tính năng mạnh mẽ cho việc quản lý dự án lớn, có quy trình phức tạp.
4. Monday.com
Monday.com là một ứng dụng quản lý công việc và làm việc nhóm trực quan và linh hoạt, cho phép bạn tạo và tùy chỉnh các công cụ hỗ trợ cho mọi khía cạnh của công việc của bạn. Bạn có thể sử dụng Monday.com để lập kế hoạch, theo dõi, cộng tác và hoàn thành các dự án, nhiệm vụ và quy trình làm việc một cách hiệu quả và có tổ chức. Monday.com có nhiều tính năng nổi bật, như:
-
Giao diện trực quan, dễ sử dụng, bao gồm các khối xây dựng như Ứng dụng và tích hợp, cho phép bạn xây dựng hoặc tùy biến liền mạch các giải pháp công việc mà bạn mơ ước.
-
Hàng chục mẫu miễn phí để theo dõi danh mục dự án, nhiệm vụ nhóm, lập kế hoạch chiến dịch, quản lý liên hệ, giới thiệu khách hàng, vé hỗ trợ, lập kế hoạch sự kiện, lập kế hoạch dự án PMO, lộ trình sản phẩm...
-
Hỗ trợ hợp tác và chia sẻ bảng với nhiều người dùng khác nhau, có thể cùng truy cập, chỉnh sửa, bình luận và phân quyền trên cùng một bảng.
-
Tích hợp với nhiều công cụ khác mà bạn đã sử dụng, như Gmail, Google Drive, Dropbox, Slack, Zoom...
-
Trình theo dõi thời gian trực quan, cho phép bạn quản lý đội nhóm, đánh giá năng lực và tiến độ của từng thành viên trong nhóm.
-
Tạo bảng tính và biểu đồ đa dạng để thống kê chi tiết số liệu và nhanh chóng ra được kết quả tốt nhất.
Ưu điểm:
-
Giao diện trực quan, dễ sử dụng, đẹp mắt với nhiều màu sắc.
-
Hàng chục mẫu miễn phí để theo dõi danh mục dự án, nhiệm vụ nhóm, lập kế hoạch chiến dịch, quản lý liên hệ, giới thiệu khách hàng, vé hỗ trợ, lập kế hoạch sự kiện, lập kế hoạch dự án PMO, lộ trình sản phẩm...
-
Hỗ trợ hợp tác và chia sẻ bảng với nhiều người dùng khác nhau, có thể cùng truy cập, chỉnh sửa, bình luận và phân quyền trên cùng một bảng.
-
Tích hợp với nhiều công cụ khác mà bạn đã sử dụng, như Gmail, Google Drive, Dropbox, Slack, Zoom...
-
Trình theo dõi thời gian trực quan, cho phép bạn quản lý đội nhóm, đánh giá năng lực và tiến độ của từng thành viên trong nhóm.
-
Tạo bảng tính và biểu đồ đa dạng để thống kê chi tiết số liệu và nhanh chóng ra được kết quả tốt nhất
Nhược điểm:
-
Nhiều tính năng khiến người dùng mới mất một khoảng thời gian để làm quen.
-
Các tính năng trên mobile app chưa được hoàn thiện.
-
Thiếu giao diện tiếng Việt và hướng dẫn cụ thể dành cho người dùng.
-
Giá bán khá cao, từ 8$/tháng/người dùng cho gói Basic.
5. Click Up
ClickUp là một ứng dụng quản lý công việc và làm việc nhóm trực quan và linh hoạt, cho phép bạn tạo và tùy chỉnh các công cụ hỗ trợ cho mọi khía cạnh của công việc của bạn. Bạn có thể sử dụng ClickUp để lập kế hoạch, theo dõi, cộng tác và hoàn thành các dự án, nhiệm vụ và quy trình làm việc một cách hiệu quả và có tổ chức. ClickUp có nhiều tính năng nổi bật, như:
-
Giao diện trực quan, dễ sử dụng, bao gồm các khối xây dựng như Ứng dụng và tích hợp, cho phép bạn xây dựng hoặc tùy biến liền mạch các giải pháp công việc mà bạn mơ ước.
-
Hàng chục mẫu miễn phí để theo dõi danh mục dự án, nhiệm vụ nhóm, lập kế hoạch chiến dịch, quản lý liên hệ, giới thiệu khách hàng, vé hỗ trợ, lập kế hoạch sự kiện, lập kế hoạch dự án PMO, lộ trình sản phẩm...
-
Hỗ trợ hợp tác và chia sẻ bảng với nhiều người dùng khác nhau, có thể cùng truy cập, chỉnh sửa, bình luận và phân quyền trên cùng một bảng.
-
Tích hợp với nhiều công cụ khác mà bạn đã sử dụng, như Gmail, Google Drive, Dropbox, Slack, Zoom...
-
Trình theo dõi thời gian trực quan, cho phép bạn quản lý đội nhóm, đánh giá năng lực và tiến độ của từng thành viên trong nhóm.
-
Tạo bảng tính và biểu đồ đa dạng để thống kê chi tiết số liệu và nhanh chóng ra được kết quả tốt nhất.
Ưu điểm:
-
Giao diện trực quan, dễ sử dụng, đẹp mắt với nhiều màu sắc.
-
Chế độ xem đa dạng, cho phép bạn thay đổi cách hiển thị dữ liệu từ danh sách, bảng, lịch, biểu đồ...
-
Cho phép dùng miễn phí với dung lượng lưu trữ không giới hạn.
-
Nhiều tính năng tối ưu, tích hợp mạnh mẽ, như hỗ trợ quản lý workspace, quản lý dự án, xây dựng quy trình làm việc, trình theo dõi thời gian, tạo bảng tính và biểu đồ...
-
Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba, như Gmail, Zapier, Dropbox, Slack...
Nhược điểm:
-
Nhiều tính năng khiến người dùng mới mất một khoảng thời gian để làm quen.
-
Các tính năng trên app điện thoại chưa được hoàn thiện.
-
Thiếu giao diện tiếng Việt và hướng dẫn cụ thể dành cho người dùng.
-
Các thẻ làm việc khó phân biệt do thiếu độ tương phản.
6. 1Office – BPA Công cụ quản lý quy trình
Tính năng BPA – Tự động hóa quy trình là giải pháp được các doanh nghiệp đánh giá cao nhờ khả năng tối ưu vận hành quy trình. Đây là bộ công cụ hỗ trợ quá trình tự động hóa các quy trình doanh nghiệp ngoài các hoạt động thao tác dữ liệu và lưu trữ hồ sơ thông thường thông qua việc sử dụng các công nghệ tiên tiến, các tính năng cơ bản của BPA – 1Office:
-
Số hóa toàn bộ quy trình vận hành doanh nghiệp trên 1 nền tảng.
-
Thiết lập và phân công công việc nhanh chóng, giúp rút ngắn thời gian phân bổ.
-
Theo dõi và giám sát tiến độ chính xác theo thời gian thực.
-
Báo cáo chi tiết tiến độ, số công việc trên từng quy trình.
7. Base Workflow
Base Workflow là ứng dụng quản lý và tự động hóa các loại quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Phần mềm được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và tổ chức quy trình công việc một cách hiệu quả hơn, từ đó tối ưu năng suất làm việc.Tính năng nổi bật gồm:
-
Quản lý quy trình công việc: Base Workflow cho phép người dùng tạo, định nghĩa, theo dõi và tối ưu hóa quy trình công việc.
-
Phân bổ công việc: Người dùng có thể phân bổ công việc cho các thành viên trong nhóm, xác định thời gian hoàn thành và theo dõi tiến độ của từng công việc.
-
Biểu đồ Gantt và bảng Kanban: Base Workflow là phần mềm quản lý dự án hiệu quả cung cấp các công cụ hiển thị tiến độ công việc một cách trực quan với biểu đồ Gantt và bảng Kanban.
Ưu điểm và hạn chế:
-
Base Workflow có thể sử dụng trên nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau, đảm bảo tính khả dụng cao.
-
Được tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau để nâng cao tính năng và hiệu quả làm việc.
-
Base Workflow có thể quá phức tạp và không phù hợp với các nhóm làm việc nhỏ.
8. Misa AMIS quản lý hệ thống quy trình
MISA AMIS là phần mềm số hóa quy trình quản trị tập trung trên một nền tảng, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và cải tiến hoạt động vận hành nhờ hệ thống quy trình liền mạch và được tự động hóa. Tính năng nổi bật gồm:
-
Cung cấp các tính năng quản lý quy trình công việc như thiết lập quy trình, giao nhiệm vụ, giám sát tiến độ, đánh giá kết quả.
-
Cho phép người dùng thiết kế và tùy chỉnh quy trình công việc của mình theo nhu cầu riêng.
-
Cung cấp phản hồi hai chiều, liên thông giữa các bộ phận nhằm nâng cao tính tương tác và phản ứng kịp thời với các điểm nghẽn trong quy trình.
Ưu điểm và hạn chế:
-
Sử dụng công nghệ bảo mật cao, đảm bảo an toàn cho dữ liệu công việc của doanh nghiệp.
-
Đội ngũ hỗ trợ khách hàng tốt, luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng phần mềm.
-
Một số tính năng của MISA AMIS có thể hạn chế so với các phần mềm quản lý công việc và quy trình khác.
5 tiêu chí quan trọng trong việc lựa chọn giải pháp quản lý quy trình cho doanh nghiệp
1. Lựa chọn phần mền quản lý quy trình phù hợp mô hình kinh doanh
Phần mềm quản lý quy trình cần phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp và có khả năng đáp ứng các nghiệp vụ, quy trình, và yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Nó cũng cần linh hoạt và có khả năng tùy biến cao theo nhu cầu của ngành nghề như sản xuất công nghiệp, xây dựng, dịch vụ thương mại, công nghệ, viễn thông...
2. Giải pháp quản lý quy trình dễ dàng mở rộng và nâng cấp
Giải pháp thích ứng được với sự phát triển và thay đổi của doanh nghiệp và thị trường. Điều này có nghĩa là phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp phải có thể mở rộng hoặc thu nhỏ theo quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, không bị giới hạn bởi số lượng người dùng, dự án, nhiệm vụ hay dữ liệu. Phần mềm phải có thể cập nhật và nâng cấp liên tục để đáp ứng được các yêu cầu mới của doanh nghiệp và thị trường, không bị lỗi thời.
 |
|
Giải pháp vượt trội của VT DPM - Công cụ quản lý quy trình tốt nhất hiện nay |
3. Giải pháp liên kết tương tác tốt với các cá nhân, phòng ban, khách hàng và đối tác
Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp phải có thể tạo ra một môi trường làm việc nhóm hiệu quả, trong đó các thành viên có thể cùng truy cập, chỉnh sửa, bình luận, phân công, theo dõi và hoàn thành các nhiệm vụ và dự án một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm phải có thể tích hợp với các công cụ và dịch vụ của bên thứ ba, như gửi báo giá cho khách hàng trên 1 hệ thống duy nhất, tích hợp chữ ký số, gửi Hợp đồng online thay cho kiểu truyền thống.
4. Giải pháp linh hoạt trên đa nền tảng và nhiều thiết bị
Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp phải có thể hoạt động trên nhiều hệ điều hành và trình duyệt khác nhau, không bị giới hạn bởi một nền tảng cố định. Phần mềm phải có thể truy cập được từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, sếp và nhân viên có thể gửi yêu cầu, phê duyệt trình ký mọi lúc mọi nơi. Giao diện UI/UX cần thân thiện và dễ sử dụng để tạo trải nghiệm tốt cho người dùng.
5. Phần mềm với chi phí hợp lý đáp ứng quy mọi quy mô và nhu cầu sử dụng
Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp phải có thể cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng và giá trị tốt nhất với chi phí thấp nhất. Phần mềm phải có nhiều gói dịch vụ và giá cả khác nhau để doanh nghiệp có thể lựa chọn theo nhu cầu và khả năng của mình. Thêm nữa phải có chính sách bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật tốt, đây là yếu tố hậu mãi mà các doanh nghiệp phải chú ý khi sử dụng.
Với những tiêu chí trên, giải pháp VT DPM của Công ty Vũ Thảo có thể đáp ứng hết các yêu cầu khi lựa chọn phần mềm quản lý và tạo quy trình cho doanh nghiệp. VT DPM được thiết kế với bộ ứng dụng design workflow mạnh mẽ theo xu hướng low-code, hỗ trợ hàng trăm, hàng nghìn quy trình và ứng dụng khác nhau mà không cần đội ngũ nhân sự IT chuyên nghiệp. Đồng thời, chất lượng của VT DPM đã được kiểm chứng thông qua việc áp dụng thành công tại top 200 tập đoàn hàng đầu Việt Nam như Tập Đoàn Điện Lực EVN, Vietnam Airlines, PPJ Group, BW Industrial, Becamex, Tổng Công Ty Tân Cảng Sài Gòn...
 |
| Nền tảng và hệ sinh thái công nghệ ứng dụng AI vào quản trị doanh nghiệp tổ chức của Vũ Thảo Technology |
Vũ Thảo Technology là một công ty có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số tốt nhất tại Việt Nam, đang phục vụ top 200 khách hàng có quy mô lớn như: tập đoàn Hoà Phát, hãng hàng không quốc gia Việt Nam - Vietnam Airlines, Petrolimex, tập đoàn EVN…
Chuyển đổi số là mục tiêu tối ưu quản trị, gia tăng doanh thu, đây là hành trình không có điểm kết thúc, Vũ Thảo sẽ là đối tác tin cậy để đồng hành cùng tổ chức, trong sứ mệnh thúc đẩy đổi mới sáng tạo và phát triển bền vững nhờ vào công nghệ, hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
-
Số điện thoại: 0901.170.659