Doanh nghiệp đã chi bao nhiêu tiền cho chi phí sử dụng giấy
Ước tính chi phí sử dụng giấy của doanh nghiệp ở Việt Nam từ khoảng 500.000 VNĐ - 1.500.000 VNĐ hoặc thậm chí cao hơn mỗi nhân viên mỗi năm. Nếu một doanh nghiệp có 100 nhân viên, chi phí để mua giấy mỗi năm có thể nằm trong khoảng từ 50 triệu VNĐ đến 150 triệu VNĐ hoặc hơn. Để giảm thiểu các vấn đề này, nhiều công ty đã bắt đầu số hóa bằng cách tăng cường sử dụng tài liệu điện tử và các giải pháp chuyển đổi số.
- Microsoft: sử dụng 17 triệu giấy/năm (năm 2019), sau khi triển khai các giải pháp số hóa đã giảm hơn 75% lượng giấy trong 5 năm qua.
- Fujitsu: sau khi số hóa, lượng giấy sử dụng đã giảm hơn 50% từ năm 2000.
- Samsung: các công cụ số hóa để thay thế cho việc in ấn, lượng giấy đã giảm hơn 10% trong năm 2020 so với năm trước đó.
- PepsiCo: giảm 25% lượng giấy sử dụng từ năm 2010 đến năm 2015 sau khi số hóa.
- Electrolux: giảm 32% lượng giấy sử dụng từ năm 2010 đến năm 2013 nhờ số hóa toàn bộ dữ liệu.
Một số giải pháp số hóa phổ biến bao gồm việc sử dụng các công cụ quản lý tài liệu điện tử, phần mềm chia sẻ và lưu trữ tài liệu trực tuyến, công nghệ điện toán đám mây và xây dựng văn phòng không giấy eOffice để lưu trữ và chia sẻ tài liệu.
Những bài toán mà doanh nghiệp giải quyết được sau khi số hóa
- Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ: in và lưu trữ tài liệu giấy đòi hỏi nguồn lực đáng kể. số hóa giúp bạn loại bỏ nhu cầu này, giảm chi phí in ấn và mua giấy.
- Dễ dàng tra cứu và quản lý tài liệu: với tài liệu số, bạn có thể tìm kiếm và truy cập thông tin nhanh chóng. các công cụ quản lý tài liệu số hóa giúp bạn sắp xếp và lưu trữ dễ dàng.
- Bảo vệ an toàn thông tin: tài liệu giấy có thể bị thất lạc hoặc bị truy cập trái phép. số hóa tài liệu cho phép bạn tăng cường bảo mật thông tin qua các biện pháp như mã hóa và kiểm soát quyền truy cập.
- Bảo vệ môi trường: giảm sử dụng giấy, mực in và năng lượng cho máy in giúp bảo vệ môi trường. đây là một cách thúc đẩy tư duy xanh trong doanh nghiệp.
- Làm việc từ xa: tài liệu số hóa cho phép nhân viên làm việc từ xa và truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
- Tránh thất lạc tài liệu quan trọng: bằng cách số hóa, bạn giảm nguy cơ tài liệu quan trọng bị mất hoặc hỏng do thảm họa môi trường.
- Giảm khối lượng vận chuyển: không cần phải vận chuyển tài liệu giấy đến nơi làm việc, giúp giảm tiêu thụ nhiên liệu và khí nhà kính.
Tuy nhiên, để thành công trong việc giảm thiểu chi phí giấy tờ và in ấn, các công ty cần phải có sự thay đổi trong cách làm việc của nhân viên, sự quyết đoán của lãnh đạo, và tìm được nhà cung cấp giải pháp số hóa phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp.
Với các giải pháp số hóa từ quy trình làm việc, dữ liệu, phê duyệt trình ký đến xây dựng văn phòng xanh, Vũ Thảo Technology tự hào là nhà cung cấp được nhiều Tập đoàn, doanh nghiệp Việt Nam tin dùng trong suốt hơn 20 năm qua.