Tầm quan trọng của việc tiếp nhận ý tưởng nhân viên
Ví dụ điển hình cho những gì có thể xảy ra nếu doanh nghiệp không cởi mở với ý tưởng từ nhân viên – những ý tưởng bị bỏ lỡ trong hàng thập kỷ, lãng phí cơ hội và nguồn lực.
Một người công nhân lành nghề đã đề xuất một ý tưởng tiết kiệm tới hàng trăm triệu $ cho doanh nghiệp sản xuất vải. Sau hơn 30 năm, anh ta mới trình bày ý tưởng đó với người sếp mới của mình.
Đó là câu chuyện mà Rosabeth Moss Kanter đã kể về một giám đốc điều hành tại một nhà sản xuất vải, người đã tiếp quản một nhóm và chứng minh rằng anh ta cởi mở với bất kỳ ý tưởng mới nào.
Trích nguồn từ Let's Get Persian của Paul B. Carroll và Chunka Mui | ChangeThis, Tháng Mười 2008
Tiếp nhận những ý tưởng của nhân viên là một cách để xây dựng một văn hóa làm việc cởi mở, nơi các cá nhân đều được tôn trọng và tự do nêu ý kiến, và sẵn sàng hành động biến những ý tưởng đó thành kết quả. Chưa bàn đến tính thực tế của các ý tưởng, chỉ bằng cách cởi mở tiếp nhận những ý kiến đóng góp của nhân viên, doanh nghiệp đã tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi những ý tưởng luôn tuôn trào theo dòng chảy, những ý tưởng tuyệt vời nhất cũng sẽ xuất hiện.
Vietnam Airlines là hãng hàng không quốc gia Việt Nam đã bắt đầu tiếp nhận những đề xuất ý tưởng của nhân viên trên hệ thống quản lý quy trình DPM. So với cách truyền thống, tiếp nhận trên email, tin nhắn. Vietnam Airlines đã tiến hành số hóa hoạt động này thành một quy trình.
Đọc thêm bài viết: Bước đột phá ứng dụng AI cho hoạt động của Vietnam Airlines - VT Jarvis
Cách Vietnam Airlines đã số hóa quy trình tiếp nhận ý tưởng
Trên flowchart dưới đây là một quy trình tiếp nhận ý tưởng, từ lúc bắt đầu đến lúc được phê duyệt (từ chối/ triển khai). Các ý tưởng được sắp xếp lưu trữ và ghi nhận trên hệ thống, tránh những lỗi trùng lặp ý tưởng, đánh giá trạng thái, ghi nhận quá trình phê duyệt, triển khai. Đồng thời công nhận ý kiến cho những nhân viên đóng góp. Xa hơn doanh nghiệp đã tìm ra những “hạt giống” xuất sắc, "giải khó" những vấn đề trong tổ chức.
Lưu đồ quy trình. Nguồn: Vietnam Airlines
Để triển khai áp dụng cho toàn thể cán bộ nhân viên từ khắp miền Tổ quốc đăng ký, Vietnam Airlines đã số hóa lưu đồ quy trình này trên phần mềm DPM. Các ý tưởng sẽ được đăng ký, qua các cấp lãnh đạo/ quản lý xem xét phê duyệt. Nếu khả thi, ý tưởng sẽ được triển khai thực hiện và ghi nhận kết quả rõ ràng.
Số hóa quy trình đề xuất ý tưởng
Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động để xây dựng những quy trình tiếp nhận ý tưởng này bên cạnh những quy trình nghiệp vụ bằng những công cụ số hóa quy trình mạnh mẽ như DPM.
Lợi ích của việc sử dụng DPM để số hóa quy trình
Việc số hóa quy trình tiếp nhận ý tưởng không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn xây dựng văn hóa tổ chức tích cực, nơi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao. Đối với Vietnam Airlines, hệ thống DPM không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, khuyến khích sự gắn kết và sáng tạo trong toàn công ty.
Trong hành trình chuyển đổi số đến năm 2026, Vietnam Airlines (VNA) đặt mục tiêu số hóa ít nhất 80% các quy trình trên nền tảng BPM nhằm tăng tính minh bạch và cải thiện quy trình làm việc, tối ưu hóa các quy trình nội bộ cũng như quy trình liên quan đến cung cấp dịch vụ cho khách hàng và đối tác.
------
Trích nội dung từ bài viết của VietNam Arilines
Chức năng xây dựng quy trình bằng DPM hiện đang được nhiều tập đoàn, doanh nghiệp như Vietnam Airlines, Hòa Phát, PNJ, PPJ, Becamex... đánh giá cao. Bằng DPM, doanh nghiệp tạo ra nhiều quy trình làm việc phù hợp mà không bị giới hạn. Bộ công cụ thiết kế quy trình với 3 tính năng nổi trội: tạo eform, thiết kế quy trình phê duyệt, thiết kế báo cáo real time.
Vũ Thảo Technology sẽ giới thiệu tổng quan cách để doanh nghiệp có thể tự tạo những quy trình riêng biệt chỉ có tại tổ chức bằng giải pháp số hóa quy trình nghiệp vụ DPM này.
#1. Thiết kế eform
Bằng công cụ tạo form, các trường thông tin mà doanh nghiệp muốn sẽ xuất hiện để nhân viên - enduser trình bày. Các trường thông tin này từ cơ bản, đến các hàm phức tạp hơn như trích xuất thông tin từ hồ sơ, tính toán, danh sách chi tiết.
Ví dụ dễ hiểu như trích xuất hạn mức ngân sách của bộ phận, số ngân sách còn lại để sử dụng; hay chuyển đổi số tiền thành chữ; bảng danh sách chi tiết các vật tư như số lượng, đơn giá, thành tiền...
Bằng bộ công cụ thiết kế eform, doanh nghiệp chuyển đổi từ các form giấy của tổ chức sang dạng eform dễ dàng. Các mẫu eform sẽ được sử dụng thống nhất toàn công ty, đồng thời doanh nghiệp vẫn dễ dàng điều chỉnh lại mẫu khi có nhu cầu. Đồng thời tích hợp thêm các tính năng ký số, phê duyệt, chuyển ra ngoài và liên kết dữ liệu với các quy trình liên quan để xây dựng báo cáo trực quan.
#2. Thiết kế quy trình phê duyệt
Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những tổ chức có quy mô lớn, quy trình phê duyệt quản lý thường phải đi qua nhiều cấp lãnh đạo. Điều này dễ dẫn đến tình trạng chậm trễ, khó kiểm soát, và gia tăng rủi ro do thiếu minh bạch trong việc theo dõi tiến độ phê duyệt. Khi số lượng các cấp quản lý tham gia vào quá trình này càng nhiều, sự phức tạp càng tăng, dẫn đến việc ra quyết định có thể bị trì hoãn, gây ảnh hưởng đến hiệu suất và tiến độ công việc.
Số hóa quy trình phê duyệt không chỉ đơn thuần là thay thế các thao tác thủ công bằng công nghệ, mà còn là cách để doanh nghiệp tái cấu trúc và tối ưu hóa quy trình phê duyệt quản lý qua nhiều cấp. Với hệ thống số hóa, các bước phê duyệt có thể được thiết lập rõ ràng, tự động hóa, và dễ dàng theo dõi trên một nền tảng duy nhất. Lãnh đạo ở mọi cấp có thể phê duyệt hoặc phản hồi nhanh chóng, ngay cả khi đang di chuyển, từ đó đẩy nhanh quá trình ra quyết định.
#3. Thiết kế báo cáo
Tính năng thiết kế báo cáo trong công cụ số hóa quy trình giúp doanh nghiệp tự động hóa việc thu thập và trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp và trực quan. Thay vì phải tạo báo cáo thủ công từ nhiều nguồn khác nhau, công cụ này cho phép tùy chỉnh các mẫu báo cáo theo nhu cầu, tích hợp dữ liệu từ các bước trong quy trình phê duyệt và hiển thị kết quả theo thời gian thực.
Với tính năng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất, xác định các điểm nghẽn và đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng. Báo cáo được thiết kế thông minh, linh hoạt, có thể chia sẻ và truy cập dễ dàng, giúp các lãnh đạo nắm bắt thông tin kịp thời, từ đó tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý.
Tìm hiểu chi tiết: DPM là gì? Chi tiết về phần mềm quản lý doanh nghiệp được tin dùng bởi nhiều tập đoàn lớn tại Việt Nam
Hành Động Ngay Bây Giờ – Đừng Để Lãng Phí Tiềm Năng
Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà còn là nhu cầu thiết yếu để doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững. Quy trình tiếp nhận ý tưởng của Vietnam Airlines qua DPM là một ví dụ điển hình về việc áp dụng công nghệ để tối ưu hóa hoạt động quản lý và phát huy tiềm năng nhân viên.
Một bộ máy vận hành mạnh mẽ không chỉ nhờ vào những quyết định chiến lược từ ban lãnh đạo mà còn đến từ sự đóng góp sáng tạo không ngừng của toàn thể nhân viên. Còn doanh nghiệp của bạn thì sao? Bạn đã sẵn sàng xây dựng một quy trình số hóa để nuôi dưỡng những ý tưởng sáng tạo từ chính nhân viên của mình chưa?
Liên hệ với Vũ Thảo ngay hôm nay để được tư vấn và triển khai giải pháp số hóa quy trình phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!