Hỏi 100 người có tới 100 câu trả lời khác nhau khi được hỏi quản lý là gì? Quản lý giỏi không phải tự sinh ra đã có, mà là một quá trình quan sát, trải nghiệm và đúc kết kinh nghiệm. Hãy cùng Vũ Thảo Technology tìm hiểu 8 câu chuyện dưới đây.
.png)
8 việc cần làm mà một nhà quản lý giỏi không thể bỏ qua
1. Cơ chế vận hành
Đầu tiên, người quản lý cần xây dựng cơ chế vận hành hài hòa lợi ích giữa nhân viên và công ty.
Cách chia cháo đều
Một câu chuyện về bảy người sống và làm việc cùng nhau. Mỗi buổi sáng, ông chủ cung cấp một nồi cháo, rõ ràng cháo không đủ cho tất cả mọi người. Ban đầu, họ bốc thăm để quyết định ai sẽ là người chia cháo, mỗi ngày một người chia. Hóa ra, mỗi người chỉ có một ngày được ăn no, đó là ngày người đó được chia cháo.
Sau khi thảo luận, họ đã chọn một người được tín nhiệm nhất để chia cháo. Người này bắt đầu có nhiều quyền lực và mọi người tìm cách lấy lòng, mua chuộc anh ta. Cả nhóm bắt đầu trở nên mệt mỏi. Thay vào đó, mọi người bầu ra một ủy ban chia cháo gồm ba người và một ủy ban tuyển chọn bốn người, các nhóm lại tấn công, hạ bệ lẫn nhau làm chiến cháo không còn ngon lành gì cả.
Cuối cùng, họ nghĩ ra một phương pháp: thay phiên nhau chia cháo, nhưng người chia cháo sẽ lấy bát cháo cuối cùng sau khi những người khác đã chọn. Để không để mình thiệt, mọi người đều cố gắng chia đều nhất có thể.
Từ đó, cả bảy người họ đều hạnh phúc và hòa thuận.
.png)
Thiết lập một cơ chế vận hành hài hòa lợi ích giữa nhân viên và công ty
Bài học quản lý số 1
Là một người quản lý, trách nhiệm chính của bạn là thiết lập một quy tắc (cơ chế) trò chơi hợp lý, công bằng như "lần lượt chia cháo, người chia sẽ lấy sau cùng ", để mỗi nhân viên có thể tự quản lý theo luật chơi.
Cơ chế này không chỉ nên tính đến lợi ích riêng của công ty và của các cá nhân, mà còn thống nhất lợi ích chung của cả 2. Khi thiết lập cơ chế, chúng ta cần xem xét hài hòa trách nhiệm, quyền và lợi ích.
Đọc thêm:
2. Tiêu chuẩn công việc
Bạn phải hiểu rằng công việc cơ bản nhất của nhà quản lý là thiết lập các tiêu chuẩn làm việc.
Tiếng chuông không đạt chuẩn
Chú tiểu bắt đầu chịu trách nhiệm việc đánh chuông mỗi ngày sau khi vào chùa. Trụ trì già rất không hài lòng với tiếng chuông nên quyết định chuyển chú ra sân sau để chặt củi lấy nước. Nguyên do mà trụ trì đưa ra là tiếng chuông không đủ tiêu chuẩn.
Chú tiểu không tin và hỏi: "Không phải tiếng chuông của con đánh đúng giờ và rất to sao?". Trụ trì già kiên nhẫn trả lời: "Mặc dù tiếng chuông của con đánh rất đúng giờ và to, nhưng tiếng chuông trống rỗng, yếu ớt và không có sức lay động. Tiếng chuông là để đánh thức chúng sinh, vì vậy tiếng chuông không chỉ to mà còn êm dịu, đa sắc, sâu lắng và ngân vang. "
Xét góc độ quản trị, vị trụ trì già đã mắc một lỗi quản lý điển hình đó là không có tiêu chuẩn công việc rõ ràng.
Chú tiểu chăm chỉ đánh chuông đúng giờ nhưng chỉ làm được vài ngày. Trụ trì già đã không nói với chú tiểu tiêu chuẩn tiếng chuông mà trụ trì muốn. Nếu ngay từ đầu, hai bên thiết lập 1 tiêu chuẩn rõ ràng, thì chú tiểu đã không bị cách chức.
.png)
Định hướng công việc của nhân viên bằng những tiêu chuẩn cụ thể
Bài học quản lý số 2
Tiêu chuẩn công việc là cách thức để hướng dẫn và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. Nếu một nhiệm vụ hay một trách nhiệm được giao phó mà thiếu tiêu chuẩn kèm theo, thường dẫn đến việc nhân viên không biết phương hướng nỗ lực, kết quả đạt được không như mong muốn của nhà quản lý. Cuối cùng gây lãng phí nhân lực, tài chính, vật chất và các nguồn lực khác.
Đồng thời, vì thiếu tiêu chuẩn làm việc, một số nhân viên dễ trở nên tự mãn theo thời gian, dẫn đến việc chểnh mảng.
Tất nhiên, khi chúng ta xây dựng các tiêu chuẩn, chúng ta cần phải định lượng càng nhiều càng tốt, liên kết chúng với các đánh giá của nhà quản lý trực tiếp, và chú ý đến cơ cấu vận hành của cả tổ chức.
Đọc thêm: Phương pháp quản lý stakeholders và quản lý giao việc hiệu quả
3. Hướng dẫn đào tạo nhân viên
Học cách hướng dẫn công việc cho cấp dưới là một trong 8 khía cạnh cốt lõi mà nhà quản lý làm.
Cách dạy trò của bậc thầy diễn xuất
Một lần, bậc thầy kabuki người Nhật Kanya đóng vai một người đàn ông bình thường đi bộ. Trước khi lên sân khấu, ông đã cố tình cởi dây giày để bày tỏ sự mệt mỏi sau một chặng đường dài.
Có một đệ tử thấy quai giày bị lỏng và đã nhắc: “Sư phụ, quai dép rơm của Thầy lỏng rồi ạ.” Ông đáp: “Cảm ơn”, sau đó ngồi xổm xuống, thắt chặt dây giày.
Khi đến lối vào sân khấu nơi các đệ tử không thể nhìn thấy, ông lại ngồi xổm xuống và nới lỏng sợi dây ông vừa thắt. Đôi dép rơm quai lỏng được dùng để thể hiện sự mệt mỏi cho vai diễn.
Ngày hôm đó, một phóng viên tình cờ nhìn thấy cảnh này ở hậu trường. Ssu buổi biểu diễn, phóng viên tới hỏi Kanya: "Tại sao lúc đó ông không dạy học trò ý nghĩa của việc nới lỏng dây giày?. Kanya trả lời: "Lòng tốt của người khác nên được chấp nhận. Để dạy học sinh kỹ năng diễn xuất, có rất nhiều cơ hội, nhưng hôm nay, điều quan trọng là nhận lời nhắc nhở của học trò với lòng biết ơn.".
.png)
Kịp thời sửa sai sót, hướng dẫn kịp thời cho nhân viên
Bài học quản lý số 3
Bài học rút ra ở đây là cách hướng dẫn công việc cho cấp dưới phải có phương pháp và thời gian. Việc nâng cao năng lực của cấp dưới là trách nhiệm quan trọng của người quản lý. Hướng dẫn tận nơi tại chỗ có thể kịp thời sửa chữa sai sót và là một trong những cách quan trọng để nâng cao chất lượng công việc của nhân viên.
Tuy nhiên, ngay cả khi đang hướng dẫn công việc cho cấp dưới, cũng cần phải bảo vệ sự nhiệt tình của họ. Người quản lý phải tránh hướng dẫn giáo khoa, và nên nghiêm túc trong việc thúc đẩy nhân viên cải thiện chất lượng công việc.
Tất nhiên, ngoài hướng dẫn tại chỗ, các hình thức khác như đào tạo, gặp gỡ trao đổi, ấn phẩm nội bộ, tri thức số, thi đua kinh doanh cũng nên sử dụng một cách toàn diện, để khuyến khích nhân viên không ngừng học hỏi, từ đó nâng cao năng lực của bản thân.
4. Làm gương và dẫn dắt
Đã là một người quản lý, bạn phải làm gương và học cách dẫn dắt toàn đội.
Xử án sai và cách hành sự của quan
Vào thời Xuân Thu, có một quan xử tên là Lý Lệ ở nước Tấn, khi xét xử một vụ án, ông đã nghe theo lời của cấp dưới, dẫn đến cái chết oan uổng của một người đàn ông.
Sau khi sự thật được đưa ra ánh sáng, Lý Lệ sẵn sàng nhận cái chết để chuộc tội. Quan xét xử nói: "Quan chức có cấp bậc khác nhau, hình phạt cũng khác nhau. Hơn nữa, lỗi chính của vụ án này nằm ở các nhân viên bên dưới, chứ không phải lỗi của anh”. Lý Lệ nói: “Bình thường tôi không nói với những nhân viên bên dưới rằng chúng ta sẽ cùng nhau làm chức vị này, cũng không chia tiền lương cho những người bên dưới. Bây giờ tôi đã phạm sai lầm. Nếu đổ trách nhiệm cho nhân viên bên dưới, tôi làm thế nào được?” Ông từ chối nghe lời khuyên và chết trong tư thế gấp kiếm.
.png)
Quản lý tốt phải làm gương
Bài học quản lý số 4
Là người quản lý, điều bạn cần chú ý là: muốn sửa người khác trước, sửa mình trước và làm người tốt trước khi làm việc. Nếu muốn quản lý tốt cấp dưới của mình thì phải làm gương.
Bạn cần can đảm chịu trách nhiệm với cấp dưới của mình như Lý Lệ đã làm, đặt mọi việc lên hàng đầu, nghiêm khắc với bản thân và “Điều gì bản thân không thích làm thì đừng bắt người khác phải làm thay.”. Một khi bạn tạo được uy tín với nhân viên thông qua việc làm gương, mọi người sẽ đoàn kết và hiệu quả làm việc chung của cả đội sẽ được nâng cao rất nhiều.
Người chiếm được lòng người sẽ chinh phục được thế giới, trở thành người lãnh đạo được cấp dưới kính trọng sẽ giúp việc quản lý hiệu quả hơn mà chỉ tốn một nửa công sức.
Đọc thêm: Quản lý đau đầu vì nhân viên không nghe lời, đây là cách trị dứt điểm
5. Quy định rõ trách nhiệm và phân công công việc rõ ràng
Làm rõ trách nhiệm và phân công công việc cụ thể cho cấp dưới là yêu cầu cấn thiết mà quản lý phải ngay từ khi xây dựng hoặc tiếp nhận đội nhóm.
Binh sĩ kéo ngựa bên nòng pháo
Vào cuối thế kỷ 19, một sĩ quan pháo binh trẻ tuổi người Pháp được điều động đến bộ tư lệnh. Một lần, trong lúc đi thị sát tình hình huấn luyện của đơn vị pháo binh thuộc cấp, anh phát hiện ra một điểm chung trong quá trình huấn luyện: luôn có một binh sĩ đứng bất động bên cạnh nòng pháo từ đầu đến cuối.
Vị sĩ quan này thấy rất kỳ lạ, sau khi hỏi ra mới biết là do quy định trong điều lệnh huấn luyện ghi như vậy. Sau khi thị sát xong, vị sĩ quan này đi tìm hiểu nguồn gốc của điều lệnh huấn luyện. Hóa ra, điều lệnh này tuân theo quy tắc của thời đại sử dụng ngựa kéo pháo.
Lúc đó, nhiệm vụ của binh sĩ đứng dưới nòng pháo là giữ dây cương ngựa, để tránh pháo bị lệch hướng do lực giật sau khi bắn, giúp giảm thời gian ngắm bắn lần tiếp theo. Ngày nay, pháo không còn cần đến vai trò này nữa, nhưng điều lệnh chưa được điều chỉnh kịp thời, dẫn đến việc xuất hiện những binh sĩ "không kéo ngựa". Phát hiện của vị sĩ quan này đã giúp anh nhận được bằng khen của Bộ Quốc phòng.
.png)
Dụng đúng nhân viên đúng việc, có trách nhiệm rõ ràng
Bài học quản lý số 5
Có thể nói, công việc đầu tiên của việc quản lý nhóm là phân công công việc khoa học cho các thành viên trong nhóm. Chỉ khi mỗi nhân viên đều hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của mình, thì mới không xảy ra tình trạng thoái thác, đổ lỗi cho nhau. Một công ty giống như một cỗ máy khổng lồ, mỗi nhân viên thực chất là một bộ phận. Chỉ khi họ yêu nghề, mến nghiệp thì cỗ máy công ty này mới có thể vận hành tốt.
Tuy nhiên, chúng ta cần nhớ rằng, công ty là một tập thể phát triển năng động, người quản lý cần căn cứ vào tình hình thực tế để điều chỉnh kịp thời số lượng nhân viên và phân công công việc.
Nếu không, trong đội ngũ sẽ xuất hiện những "binh sĩ không kéo ngựa". Nếu trong đội ngũ có người lộng hành, điều đó không chỉ gây ra tổn thất về tiền lương mà còn dẫn đến tâm lý bất bình đẳng cho những người khác, cuối cùng khiến hiệu quả công việc chung của công ty bị giảm sút.
Đọc thêm: Quản lý doanh nghiệp hiệu quả - Top 6 phần mềm miễn phí tuyệt vời!
6. Tạo sự cạnh tranh
Một bầu không khí cạnh tranh là cách để cả nhóm cùng phát triển.
Sự khác biệt giữa con hươu chạy nhanh nhất và chậm nhất
Có một công viên rừng nuôi hàng trăm con hươu sao. Môi trường trong công viên yên tĩnh, cỏ cây tươi tốt, hươu sao cũng không có kẻ thù, nhưng sau vài năm, ban quản lý công viên phát hiện đàn hươu không những không phát triển mà còn ốm đau, chết chóc, thậm chí có hiện tượng tăng trưởng âm.
Ban quản lý công viên mua một số con sói thả vào công viên, dưới sự truy đuổi của sói, đàn hươu luôn trong trạng thái căng thẳng, thường xuyên phải chạy trốn để bảo toàn mạng sống. Tuy nhiên, như vậy, ngoài những con già yếu, bệnh tật bị sói bắt ăn thịt, thì những con hươu khác ngày càng khỏe mạnh, số lượng cũng tăng lên nhanh chóng.
.png)
Cạnh tranh để phát triển
Bài học quản lý số 6
Có câu nói rằng: "Nước chảy đá mòn, trục xoay không mòn".
Con người vốn có tính lười biếng, không có cạnh tranh sẽ tự mãn, ngủ quên trên chiến thắng. Vì vậy, chúng ta cần xây dựng cơ chế cạnh tranh trong nhóm của mình. Đối thủ cạnh tranh chính là con sói truy đuổi đàn hươu, luôn để hươu biết vị trí của con sói và vị trí của đồng loại. Con hươu chạy nhanh nhất sẽ có được thức ăn tốt hơn, con hươu chạy sau cùng sẽ trở thành thức ăn cho sói. Vì vậy, chúng ta cần áp dụng luật thị trường, thưởng cho "hươu đầu đàn" và để "hươu cuối đàn" bị thị trường đào thải.
Đọc thêm: Tại sao các nhà lãnh đạo nên đầu tư công nghệ vào vận hành các quy trình công việc?
7. Giao tiếp hiệu quả
Trách nhiệm quan trọng của người quản lý là giao tiếp có hiệu quả và xây dựng cho mình hệ thống phản hồi thông tin nhanh chóng.
Cậu bé và chiếc máy bay bị sự cố
Trong một chương trình truyền hình, người dẫn chương trình nổi tiếng Linklater đã hỏi một cậu bé rằng: "Lớn lên con muốn làm gì?". Cậu bé hồn nhiên trả lời: "Con muốn lái máy bay!".
Linklater tiếp tục hỏi: "Nếu một ngày nào đó, khi đang bay trên Thái Bình Dương, tất cả động cơ của máy bay đều hỏng hóc, con sẽ làm gì?". Cậu bé suy nghĩ một lúc rồi nói: "Đầu tiên, con sẽ yêu cầu mọi người trên máy bay thắt dây an toàn. Sau đó, con sẽ đeo dù và nhảy ra ngoài.".
Lời nói của cậu bé khiến khán giả cười ồ. Linklater tiếp tục nhìn chằm chằm vào cậu bé, muốn xem liệu cậu bé có phải là một kẻ thông minh tự mãn hay không. Không ngờ, hai hàng nước mắt nóng hổi lăn dài trên má cậu bé, khiến Linklater nhận ra lòng nhân ái của cậu bé vượt xa những gì mà ngôn ngữ có thể diễn tả.
Vì vậy, Linklater hỏi: "Tại sao con lại làm vậy?".
Câu trả lời của cậu bé bộc lộ suy nghĩ chân thành của một đứa trẻ: "Con muốn lấy nhiên liệu, và con sẽ quay lại!!".
.png)
Nhà quản lý không biến mình thành "kẻ cô đơn" trong việc thiếu thông tin
Bài học quản lý số 7
Giao tiếp là một trong những công việc quan trọng nhất trong công việc hàng ngày của người quản lý. 60% thời gian của người quản lý thực sự dành cho việc giao tiếp, và 50% vấn đề trong công việc xuất phát từ giao tiếp.
- Bạn có thực sự hiểu những gì nhân viên của bạn đang nói?
- Giao tiếp của bạn có cùng kênh với cấp dưới hay không?
- Bạn có thường xuyên dùng uy quyền của mình để cắt ngang lời nói của cấp dưới?
Chúng ta thường mắc phải những sai lầm sau:
- Chưa nghe hết lời cấp dưới đã vội vàng đưa ra bình luận và chỉ đạo dựa trên kinh nghiệm của bản thân.
- Suy nghĩ ngược lại, nếu bạn không phải là lãnh đạo, bạn có còn làm như vậy nữa hay không?
- Cắt ngang lời nói của cấp dưới, một mặt dễ dẫn đến việc đưa ra quyết định sai lầm, mặt khác khiến nhân viên cảm thấy không được tôn trọng. Lâu dần, cấp dưới sẽ không còn hứng thú phản hồi thông tin thực tế với cấp trên. Hệ thống phản hồi thông tin bị cắt đứt, lãnh đạo sẽ trở thành "kẻ cô đơn" và "mù quáng" trong việc ra quyết định.
Duy trì thông tin liên lạc suôn sẻ với cấp dưới sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Nhờ đó, bạn có thể kịp thời sửa chữa sai lầm trong quản lý và xây dựng các kế hoạch, quy định phù hợp hơn.
8. Bồi dưỡng và phát triển năng lực cho cấp dưới
Trong những trách nhiệm hàng ngày của nhà quản lý, có một trách nhiệm rất quan trọng, đó là bồi dưỡng và phát triển cấp dưới.
Cách hóa thành chim ưng của "gà" con
Một người đàn ông trên đỉnh núi cao đã bắt được một con chim non, anh ta mang chim non về nhà và nuôi nó trong lồng gà.
Con chim non này cùng với đàn gà mổ thóc và ngủ nghỉ, dần dần nó tưởng rằng mình cũng là một con gà. Khi con chim non dần trưởng thành, lông cánh đã đầy đủ, người chủ muốn huấn luyện nó thành chim ưng, nhưng vì nó đã sống chung với đàn gà quá lâu, nó đã trở nên hoàn toàn giống như gà, không còn mong muốn bay lượn nữa.
Người chủ đã thử mọi cách nhưng đều không có hiệu quả, cuối cùng anh ta mang nó lên đỉnh núi và ném nó ra ngoài. Con chim non như một hòn đá rơi thẳng xuống, trong lúc hoảng loạn, nó tìm cách vỗ cánh trong tuyệt vọng, và cuối cùng nó đã bay lên!
.png)
Nhà quản lý cần đạo tạo ra những hạt giống tiềm năng cho đội nhóm mình
Bài học quản lý số 8
Là một người quản lý, bạn cần bồi dưỡng cấp dưới của mình, bạn cần áp dụng phương pháp bồi dưỡng khác nhau cho những cấp dưới khác nhau. Chỉ khi cấp dưới của bạn mạnh mẽ, bạn mới thực sự là một người quản lý mạnh mẽ.
Mọi người đều mong muốn dùng năng lực của mình để chứng minh giá trị bản thân, người quản lý cần cho cấp dưới không gian rộng lớn hơn để thể hiện tài năng, đây mới là sự tôn trọng và hỗ trợ lớn nhất dành cho họ.
Đừng sợ họ thất bại, hãy cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn thích hợp, hãy thả "chim ưng" trong tay bạn ra, để chúng bay lượn trên bầu trời rộng lớn hơn.
Là khỉ hãy cho chúng một khu rừng, là hổ hãy cho chúng một ngọn núi, là sư tử hãy cho chúng một thảo nguyên, là rồng hãy cho chúng một đại dương, bạn cần cho cấp dưới của mình đủ không gian để lớn mạnh.
Sự trưởng thành của họ chính là sự trưởng thành thực sự của bạn với tư cách là một người quản lý.
Tổng kết
Bài viết được dịch từ nguồn nước ngoài, tác giả đã sưu tập nhiều câu chuyện để truyền tải những kinh nghiệm quản lý lâu năm của mình. 8 khía cạnh này chưa phản ánh rõ vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý, nhưng đút kết lại nhiều bài học về cách quản lý con người, nhân sự.
Chỉ khi bộ máy vận hành bên trong mạnh mẽ mới đủ tạo bước đệm để nhà quản lý, lãnh đạo công ty đưa công ty phát triển thêm một tầm cao mới. Cập nhật những tin tức chuyển đổi số mới nhất, hãy theo dõi thêm các bài viết của Vũ Thảo Technology . Nếu muốn tìm hiểu thêm về quản trị số doanh nghiệp, xây dựng bộ máy vận hành, quy trình số, bạn có thể để lại bình luận hoặc thông tin muốn tìm hiểu thêm tại đây.
Với hơn 25 năm kinh nghiệm chuyển đổi số cho các tập đoàn, doanh nghiệp Việt Nam, Vũ Thảo sẽ chia sẻ thêm nhiều thông tin bổ ích tới bạn!