Hiểu về dòng tiền

Dòng tiền (cash flow) là sự vận chuyển liên tục của dòng tiền thu - chi của cửa hàng, doanh nghiệp trong một khoản thời gian xác định. Dòng tiền vào được hiểu là nguồn thu từ hoạt động kinh doanh. Dòng tiền ra chính là khoản đầu tư để phát triển hoạt động kinh doanh đó. Dòng tiền được xem như "máu huyết" trong hoạt động kinh doanh, phản ánh khả năng sức mạnh và tiềm năng phát triển của tổ chức hay nền kinh tế.

Hiểu về dòng tiền doanh nghiệp và dòng tiền thị trường

Trong kinh doanh để tạo ra lợi nhuận thì dòng tiền vào lớn hơn dòng tiền ra, tức là số tiền thu được nhiều hơn khoản tiền chi ra. Tuy nhiên, việc này không hề đơn giản vì thực tế cho thấy rất nhiều đơn vị kinh doanh gặp phải vấn đề liên quan đến dòng tiền, vậy để làm tốt việc kiểm soát dòng tiền, chúng ta phải hiểu dòng tiền và có kế hoạch kiểm soát tốt dòng tiền để đạt mục tiêu tối ưu cho doanh nghiệp

Khó khăn doanh nghiệp không biết kiểm soát dòng tiền

Có nhiều khó khăn cho doanh nghiệp khi không kiểm soát được dòng tiền, được tóm gọn ở 2 yếu tố chính như sau:

Khó khăn bên trong doanh nghiệp:

• Không chủ động được dòng tiền, dẫn đến thiếu hụt, khó khăn trong việc thanh toán các khoản chi phí vận hành, đầu tư
• Khi hiệu quả kinh doanh thấp, dẫn chi phí lưu kho cao, giá trị hàng hóa suy giảm dần, hiểu quả dòng tiền thấp
• Giảm lợi nhuận, hiệu quả kinh doanh giảm sút, mất cơ hội đầu tư vào các cơ hội kinh doanh tiềm năng khác.
•  Tăng nguy cơ phá sản doanh nghiệp

Khó khăn bên ngoài doanh nghiệp

• Ngân hàng không cho doanh nghiệp vay khi doanh nghiệp có nhu cầu vốn
• Đối tác, nhà cung cấp không cho nợ do thanh khoản kém ổn định
• Khó tiếp cận nguồn tài chính có ưu đãi thấp
• Các chỉ tiêu đánh giá về doanh nghiệp không được “đẹp”, gây ảnh hưởng uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp trước đối tác và thu hút khách hàng.

Dòng tiền trong chu kỳ phát triển của doanh nghiệp

Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý để cải thiện kiểm soát dòng tiền

• Chưa hiểu sâu về dòng tiền, chỉ chú trọng lợi nhuận mang về
• Không thực hiện dự báo dòng tiền ngắn hạn, dài hạn
• Lập kế hoạch dòng tiền chưa phù hợp tình hình thực tế
• Không kiểm soát chi phí sử dụng vốn
• Không kiểm soát thời gian luân chuyển tiền
• Không xử lý nợ quá hạn
• Không bố trí nhân viên đủ chuyên môn
• Chưa tính đúng và đủ lượng tiền dự trữ cần phải có duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh

Vì sao quản lý dòng tiền doanh nghiệp lại quan trọng?

Dòng tiền dồi dào giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh trơn tru, thanh toán chi phí vận hành, trả lương nhân viên, và kịp thời đầu tư vào các cơ hội khả năng sinh lời cao, mở rộng thị trường, phát triển mạng lưới.

Dòng tiền ổn định, giúp doanh nghiệp có kế hoạch nghiên cứu các cơ hội tiềm năng, như đầu tư vào dự án mới, phát triển các sản phẩm mới để tăng trưởng, mở rộng thị trường.

Doanh nghiệp có tài chính ổn định sẽ kiểm soát được nhiều rủi ro như thiếu hụt vốn, không phải vay vốn với lãi suất cao theo thời điểm khủng hoảng kinh tế, tăng cường sức khỏe doanh nghiệp, chống chịu tốt trước biến động của thị trường kinh tế nói chung.

Ngoài ra khi dòng tiền ổn định, giúp doanh nghiệp đầu tư vào phát triển thương hiệu , tạo sự uy tín với nhà đầu tư, đối tác và thu hút khách hàng mới, tiếp cận nhiều cơ hội hợp tác đầu tư đầy tiềm năng khác.

Khó khăn từ phía bên trong và khó khăn từ phía bên ngoài doanh nghiệp

Cách lập kế hoạch kiểm soát dòng tiền

Kế hoạch dòng tiền là công cụ, phương thức quan trọng giúp doanh nghiệp dự báo, theo dõi và quản lý dòng tiền của mình một cách hiệu quả. Sau đây là 5 bước xây dựng kế hoạch kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp:

• Bước 1: Thu thập dữ liệu về doanh thu và chi phi của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và dự báo cho kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.
• Bước 2: Dự báo dòng tiền thu, đây là dự báo dựa trên các khoản thu tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, trong ngắn hạn và dài hạn.
• Bước 3: Lập kế hoạch chi tiêu hợp lý trong doanh nghiệp, kế hoạch chi tiêu gồm chi phí vận hành, các khoản đầu tư của doanh nghiệp, sử dụng các công cụ lập kế hoạch ngân sách và theo dõi ngân sách chi tiêu để kiểm soát việc chi tiêu dòng tiền của doanh nghiệp.
• Bước 4: Sử dụng công cụ quản lý dòng tiền, khi sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền giúp tự động hóa việc theo dõi dòng tiền, phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời cung cấp chi tiết về tình hình tài chính trong doanh nghiệp
• Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch, đây là bước quan trọng để quản trị và ra những quyết định liên quan đến kiểm soát dòng máu trong doanh nghiệp, điều phối để đảm bảo dòng tiền huyết mạch được lưu thông hiệu quả từ bên trong ra bên ngoài.

Quản lý công nợ phải thu

Quản lý hợp đồng bán khách hàng

• Xây dựng chính sách bán hàng và thanh toán rõ ràng, gồm các quy định rõ ràng về điều khoản thanh toán trong hợp đồng bán hàng gồm: thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, mức chiết khấu khi thanh toán sớm, và các hình thức phạt với thanh toán trễ hẹn.
• Theo dõi và xử lý các khoản thu quá hạn bằng cách thường xuyên theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng và nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng như cam kết trên hợp đồng
• Phân loại các hợp đồng theo khách hàng có xu hướng thường trễ hạn thanh toán để có giải pháp xử lý tương ứng, liệt kê khách hàng vào những đối tác cân nhắc về định hướng hợp tác lâu dài.

BOD Dashboard, phần mềm quản lý doanh nghiệp DPM, quản lý dòng tiền real-time

• Sử dụng các phần mềm quản lý hợp đồng, quản lý công nợ, các tính năng rất có lợi cho người quản lý tài chính như: Cảnh báo hợp đồng đang trình ký, đang tới hạn thanh toán và trễ hạn thanh toán. Phần mềm giúp cho nhà quản lý tài chính có chính sách phù hợp với từng giai đoạn, để có hướng trao đổi, xử lý với đối tác và khách hàng để đảm bảo nguồn thu, dòng tiền cho doanh nghiệp.

Quản lý công nợ phải trả đối với nhà cung cấp

• Thỏa thuận thời gian thanh toán hợp lý với tình hình tài chính của doanh nghiệp mình, như tình hình sản xuất kinh doanh, đáp ứng khả năng tài chính chi trả của doanh nghiệp trong quy định hợp đồng.
• Việc tuân thủ thời hạn thanh toán giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhau, ngoài ra còn được hưởng thêm ưu đãi về giá, hoặc điều kiện thanh toán dễ dàng hơn sau này.

Khi quản lý tốt công nợ phải thu, công nợ phải trả tốt, doanh nghiệp cải thiện dòng tiền trong doanh nghiệp, giảm thiểu rủi do tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Quản lý các khoản chi tiêu

Khi quản lý chi tiêu trong doanh nghiệp hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, nâng cao lợi nhuận, đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh, những cách để quản lý chi tiêu hiệu quả:

• Lập kế hoạch chi tiêu hợp lý cho từng khoản, phân chia các hạng mục rõ ràng như chi phí sản xuất, bán hàng, nhân công, tài chính… Bổ ngân sách xuống dựa trên hiệu quả hoạt động, tầm quan trọng và hiệu quả của từng bộ phận.
• Thương lượng trì hoãn các khoản phải trả trong thời hạn nhất định, tuân thủ thời hạn khi đã thống nhất giữa 2 bên. Ngoài ra cần phải đưa lý do chính đáng để việc trì hoãn các khoản phải trả hợp tình, hợp lý. Việc trì hoãn này giúp doanh nghiệp giải quyết dòng tiền cho những nhu cầu cấp bách khác.

Cách quản lý và tối ưu dòng tiền trong doanh nghiệp

• Linh hoạt trong các khoản thanh toán khi ký hợp đồng, thương lượng các điều khoản thanh toán linh hoạt và có lợi cho doanh nghiệp, có thể áp dụng các hình thức như thanh toán theo đợt, theo tiến độ, hoặc thanh toán bằng hàng hóa, dịch vụ.
• Sử dụng công cụ, phần mềm quản lý chi tiêu: Sử dụng phần mềm quản lý thanh toán Procure to pay (P2P) toàn diện, từ việc lên đơn hàng, mua hàng (procurement) cho đến việc thanh toán cho nhà cung cấp, khách hàng, đối tác. Quy trình này thường gồm các bước: lập đơn hàng, hợp đồng, phê duyệt đơn hàng, hợp đồng, giao nhận hàng hóa, dịch vụ , xử lý hóa đơn và thanh toán trên 1 hệ thống duy nhất
• Áp dụng biện pháp tiết kiệm chi phí ở các phòng ban: tìm các nhà cung cấp mới có giả cả cạnh tranh, sử dụng các nguyên vật liệu, hàng hóa tiết kiệm, xây dựng văn hóa tiết kiệm mỗi cán bộ nhân viên tại doanh nghiệp

BOD Dashboard trên VT DPM, kiểm soát dòng tiền, các đề nghị thanh toán, mua hàng P2P

Lựa chọn khách hàng và đối tác

Doanh nghiệp cần có tiêu chí lựa chọn đánh giá đối tác một cách cẩn trọng và hiệu quả, những khách hàng, đối tác tiềm năng và hiệu quả sẽ phát duy tối đa lợi nhuận của dòng tiền doanh nghiệp, những doanh nghiệp mang lại dòng tiền xấu, chậm thanh toán, chi trả nên cân nhắc hợp tác và có biện pháp xử lý phù hợp.

Công cụ, phần mềm quản lý và đánh giá hiệu quả của khách hàng, phần mềm CRM và quản lý thanh toán này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về hiệu quả hợp tác, đánh giá khách hàng tiềm năng, tập trung khai thác theo quy tắc Pareto 80/20. Lợi nhuận 80% của doanh nghiệp tập trung vào 20% nhóm khách hàng hiệu quả theo kết quả đánh giá khách hàng trên VT CRM.

Với VT CRM, quản lý khách hàng dựa trên số liệu, lịch sử giao dịch để tìm ra khách hàng mang lại nguồn doanh thu tốt nhất

Cải thiện tồn kho cải thiện dòng tiền

Khi doanh nghiệp cải thiện tồn kho hiệu quả để tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp, đây là 5 bước cải thiện tồn kho:

Bước 1: Dự báo nhu cầu thị trường, phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xu hướng thị trường và các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu ( Mùa vụ, giá cả, chiến dịch marketing….) để dự báo nhu cầu chính xác cho từng sản phẩm. Nghiên cứu các công cụ dự báo như mô hình thống kê, công cụ AI âng cao độ chính xác của dự báo. Cập nhật thường xuyên tình hình thị trường và nhu cầu của khách hàng

Bước 2: Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp ABC Phân loại hàng hóa thành nhóm A là hàng có giá trị cao, nhu cầu cao, nhóm B là hàng có giá trị trung bình, nhu cầu trung bình, và nhóm C là hàng có giá trị thấp, nhu cầu thấp.

Bước 3. Tối ưu hóa mức tồn kho an toàn là lượng hàng tối thiểu cần thiết để đáp ứng nhu cầu trong thời gian chờ đợi hàng mới về kho, dự báo nhu cầu, thời gian giao hàng và mức độ rủi ro thiếu hụt hàng.

Bước 4: Áp dụng chính sách "FIFO", hàng nào trước vào kho, hàng đó xuất kho trước. Giúp đảm bảo hàng hóa được sử dụng theo thứ tự thời gian nhập kho, tránh tình trạng tồn kho lâu ngày dẫn đến hư hỏng giá trị giảm dần. Hợp tác chặt chẽ nhà cung cấp điều chỉnh hàng hóa và linh hoạt.

Bước 5: Thanh lý hàng tồn kho, xác định và thanh lý các mặt hàng tồn kho lâu ngày, lỗi mốt, hoặc hư hỏng để giảm thiểu chi phí lưu kho và giải phóng vốn. Áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá để kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng.

Khi doanh nghiệp áp dụng các biện pháp cải thiện tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí lưu kho, tối ưu hóa vốn lưu động, tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường

Doanh nghiệp cần hiểu và xử lý 7 khó khăn để kiểm soát dòng tiền hiệu quả

Việc lập kế hoạch  quản lý, cải thiện dòng tiền là một yếu tố then chốt, đòi hỏi sự nỗ lực và chiến lược phù hợp tình hình hiện tại và dự báo tương lai. Doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp phù hợp với tình hình thực tế của mình để đạt được hiệu quả cao, khi doanh nghiệp tối ưu dòng tiền sẽ tạo nền móng cho sự phát triển và lớn mạnh của mỗi doanh nghiệp.