Lý do “microstress” khiến nhân viên kiệt sức?
Tổ chức bị kiệt sức, đè nén các căng thẳng vi mô trong thời gian dài, kéo đến tình trạng nghỉ việc trong thầm lặng gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp, tạo ra một khoản chi phí về con người và chi phí đào tạo, tuyển dụng, bảo hiểm tăng cao.
Trong suốt thời gian qua, khối lượng công việc tăng lên, nhưng mức độ hợp tác, tương tác của nhân viên cũng bị tăng theo cấp số nhân. Các hoạt động tương tác hằng ngày với đồng nghiệp, cấp trên, phòng ban khác nhau làm nhân viên trở nên kiệt sức và cáu kỉnh, thậm chí lan tràn ra cả bộ phận, team nhóm của họ.
Tùy theo từng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, ngày nay nhân viên có thể trực tiếp làm việc với cấp trên cao nhất mà không cần thông qua các level cấp trung khác. Những biện pháp này giúp đẩy nhanh tiến độ mang lại kết quả nhanh nhất nhưng mặt trái lại gia tăng những tương tác nội bộ hằng ngày của nhân viên. Nhiều nhân viên phải đối phó với tình trạng quá tải ưu tiên đến từ nhiều cấp quản trị, đáp ứng các yêu cầu phải phối hợp nhiều bên liên quan, và chỉ cần một bên ngắt kết nối, chậm trễ thì công việc sẽ trì trệ. Trong thời gian dài, các cá nhân đội nhóm làm việc hiệu quả nhất cũng có sự sụt giảm hiệu suất và trở nên “kiệt sức”.
Các công ty đã nỗ lực giảm tải sự “kiệt sức” này như thế nào?
Để giảm tải cường độ hợp tác, giao tiếp trong tổ chức, nhà lãnh đạo khó lựa chọn chiến lược giải quyết mức độ căng thẳng cho từng cá nhân. Họ sẽ áp dụng các chiến lược nhằm vào cơ cấu, văn hóa và công nghệ vào tổ chức.
1. Đơn giản hóa quy trình
Cơ cấu của một tổ chức được xây dựng từ nhiều phòng ban, bộ phận, cấu trúc phân cấp khác nhau, kèm theo là hệ thống báo cáo trực tiếp. Sự phức tạp càng cao, càng khó khăn trong việc kiểm soát gia tăng những căng thẳng vi mô của nhân sự cuối cùng.
Cách khắc phục đó là đơn giản và số hóa quy trình, loại bỏ những quy trình rườm rà, phức tạp. Khi xây dựng quy trình hãy nghĩ đến những nhân sự sẽ phải làm việc và hợp tác liên quan. Netflix là một trong những công ty áp dụng hiệu quả cách thức này, cũng như phương châm làm việc của họ là “chăm chỉ để đơn giản hóa mọi việc, và không cần chính sách hóa mọi thứ”. Nhiều công ty cũng áp dụng cách thức đơn giản hóa này để dễ dàng kiểm soát mọi vấn đề.
Bên cạnh việc số hóa quy trình, các tổ chức có sự hình thành, giải tán các nhóm làm việc dự án nhanh chóng. Kết quả làm việc của nhóm dự án này có thể mang lại hiệu quả nhanh nhưng lại tăng sự căng thẳng vi mô làm cho nhân viên kiệt quệ. Nhân viên chưa kịp xây dựng một mối quan hệ đồng nghiệp, văn hóa tổ chức thì đột ngột chuyển hướng, hợp tác với những đồng nghiệp của nhóm dự án mới. Hoặc một nhân viên có thể phải làm việc trong 5 6 nhóm dự án khác nhau. Sự linh hoạt ở đây lại biến thành không hiệu quả trong lâu dài.
2. Thống nhất nền tảng công nghệ
Công nghệ vừa là cách thức giúp hạn chế sự căng thẳng vi mô, lại vừa tăng mức độ này lên. Một công ty thường sử dụng nhiều phương tiện như email, họp online, mạng xã hội, mạng nội bộ, cuộc gọi, nhắn tin... Quá tải các phương tiện làm tăng cách thức xử lý vấn đề trên nhiều nền tảng và tăng mức độ phải tương tác của nhân viên. Nhiều nhân viên mong muốn có thể hạn chế những tương tác không cần thiết như phải phản hồi liên tục tin nhắn, nhận mail/ thông báo xuyên suốt. Công nghệ để hỗ trợ công việc diễn ra nhanh hơn, lại gián tiếp gia tăng những văn hóa phát sinh gây căng thẳng vi mô.
Nhiều công ty đã bắt đầu giới hạn những công cụ để nhân sự có thể tập trung giải quyết công việc thực tế, thay vì phải phản hồi tương tác quá nhiều trên các nền tảng công nghệ khác. Tập trung vào việc tối đa hóa công nghệ như sử dụng VT DPM để thiết lập các quy trình chuẩn giúp loại bỏ những quy trình rườm rà, tập trung tương tác trên một nền tảng, hạn chế những thông tin vô ích phân tán khắp nơi. Nhiều công ty bắt đầu lên những lịch trình họp định kỳ, khuyến khích nhân sự chia sẻ trao đổi các thủ thuật, bí kíp nâng cao hiệu suất trên trang mạng nội bộ công ty. Việc thống nhất sử dụng một vài giải pháp số giúp hạn chế phải đăng nhập, ghi nhớ mật khẩu, kiểm tra tương tác thường xuyên của nhóm nhân viên.
3. Xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh
Nhiều công ty bắt đầu quan tâm lớn đến việc xây dựng văn hóa tổ chức - một vấn đề mà họ ít hoặc không quan tâm đến trước đây. Bằng công nghệ, ngày nay mọi việc đều được giải quyết nhanh chóng, trực tiếp. Tuy nhiên có những chiến lược xây dựng lòng tin, sự đoàn kết của tổ chức không thể diễn ra nếu nhà quản trị không xây dựng tầm nhìn chung cho cả đội nhóm mình.
Để hạn chế những “microstress”, nhiều công ty tạo ra nhiều cuộc hội họp để trao đổi, thảo luận trực tiếp với nhân viên, kết nối họ với mục tiêu của cả tổ chức. Nhiều nhân viên cũng được kết nối với nhau nhiều hơn, thông qua các hoạt động văn hóa tổ chức tích cực, nơi họ được gắn kết và mong muốn trở thành một phần của tập thể. Những khoảnh khắc này được coi là một liều thuốc để chữa lành những cơn “microstress”.
Một mặt khác tác động không nhỏ và có khả năng là nguồn cơn tạo ra “microstress” cho tổ chức là sự căng thẳng của nhà quản lý. Nhà quản lý có một tác động không nhỏ tới tâm lý chung của tổ chức. Bên cạnh đó, những hành động gây ra sự khó hiểu trong việc nắm bắt mong đợi, thông tin không nhất quán, hoặc quản lý vi mô công việc cũng làm gia tăng mức độ “microstress” của nhân viên.
Bài viết được tổng hợp từ tạp chí Harvard Business Review - What’s Fueling Burnout in Your Organization?. Hy vọng thông qua những nội dung chia sẻ trên, Vũ Thảo đã giúp Quý doanh nghiệp biết thêm một khái niệm về “microstress” và đánh giá hiện trạng doanh nghiệp có đang gặp vấn đề này. Để đón nhận nhiều thông tin bổ ích, mời quý doanh nghiệp thêm các bài viết cùng chuyên mục tại đây.
 |
| Nền tảng và hệ sinh thái công nghệ ứng dụng AI vào quản trị doanh nghiệp tổ chức của Vũ Thảo Technology |
Vũ Thảo Technology là một công ty có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số tốt nhất tại Việt Nam, đang phục vụ top 200 khách hàng có quy mô lớn như: tập đoàn Hoà Phát, hãng hàng không quốc gia Việt Nam - Vietnam Airlines, Petrolimex, tập đoàn EVN…
Chuyển đổi số là mục tiêu tối ưu quản trị, gia tăng doanh thu, đây là hành trình không có điểm kết thúc, Vũ Thảo sẽ là đối tác tin cậy để đồng hành cùng tổ chức, trong sứ mệnh thúc đẩy đổi mới sáng tạo và phát triển bền vững nhờ vào công nghệ, hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
-
Số điện thoại: 0901.170.659