Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng (P2P – Procure to pay) là chuỗi hoạt động quản lý nhà cung cấp, từ bước mua hàng đến thanh toán được khép kín trên một luồng xử lý quy trình duy nhất. Quy trình mua sắm này được kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quá trình mua sắm trên phần mềm mua sắm P2P, bao gồm tất cả các giai đoạn từ khi xác định nhu cầu mua hàng, lập bảng đánh giá nhà cung cấp, đến khi thanh toán cho nhà cung cấp. Phần mềm P2P tạo ra các quy trình để đảm bảo rằng doanh nghiệp mua hàng hóa và dịch vụ cần thiết một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định được ban hành.
Lợi ích của việc xây dựng quy trình phê duyệt mua hàng P2P
Tiết kiệm chi phí mua sắm: Phần mềm mua sắm P2P giúp quản lý và kiểm soát ngân sách tốt hơn, theo dõi chi phí vật tư, dịch vụ khi mua sắm theo thời gian thực, các phòng ban có thể kiểm tra và duyệt chi phí trước khi mua hàng, đảm bảo tính tuân thủ ở mức cao nhất.
Xây dựng quy trình mua sắm hiệu quả: Quy trình P2P giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động quy trình mua sắm, từ đó tiết kiệm thời gian cho nhân sự, chi phí và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Tăng cường tính minh bạch: Quy trình P2P giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hoạt động mua sắm, kiểm soát các lỗ hổng quy trình mua sắm, thương thảo đàm phán giá cả với đối tác đến lúc thanh toán, nghiệm thu. Quản lý tốt nhà cung cấp, đảm bảo nhân sự tuân thủ quy định pháp luật và các chính sách mua sắm của doanh nghiệp.
Cải thiện chất lượng hàng hóa và dịch vụ: Quy trình P2P giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp uy tín qua bảng thống kê báo cáo của phần mềm P2P, từ đó đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ đầu vào.
 |
| 7 Lợi ích của phần mềm mua sắm P2P, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh |
Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp: Quy trình P2P giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và hiệu quả với nhà cung cấp. Nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp nhiều hơn, được nhà cung cấp ưu tiên hơn từ ưu đãi chi phí, thời gian hỗ trợ, đến chất lượng sản phẩm.
Phân tích báo cáo chi tiêu mua sắm: Cung cấp chi tiết về các hợp đồng đặt hàng, đánh giá và quản lý nhà cung cấp trên phần mềm P2P, công cụ này giúp phân tích dữ liệu tài chính khi mua sắm, hiểu rõ chi tiết các mặt hàng đang đặt để doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chi phí mua sắm đang diễn ra hàng ngày.
Nâng cao hiệu quả nhân sự, giảm thiểu rủi ro: Kiểm soát trên hệ thống mua sắm P2P, giúp các quy trình mua sắm của nhân sự đơn giản hơn, giải phóng sức lao động cho nhân sự. Phần mềm mua sắm P2P rất dễ thao tác như: Soạn thảo hợp đồng, báo giá, gửi đề nghị mua sắm, đánh giá nhà cung cấp, trao đổi bình luận ý kiến về việc mua sắm… nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Quy trình các bước phê duyệt mua hàng P2P trong doanh nghiệp
Bước 1: Xác định nhu cầu, khởi tạo đề nghị mua sắm (Requisition):
- Phân tích và thu thập nhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa, dịch vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch mua sắm chi tiết, bao gồm số lượng, chủng loại, thông số kỹ thuật cần thiết.
- Gửi yêu cầu báo giá (Request for Quotation - RFQ) thu thập đến các nhà cung cấp tiềm năng.
- Kế hoạch mua sắm cần được phê duyệt bởi các phòng ban liên quan và có thẩm quyền ( tờ trình đã phê duyệt kế hoạch trước đó).
Bước 2: Tạo yêu cầu và phê duyệt yêu cầu mua sắm (Approval):
- Lập phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition) theo mẫu được quy định của doanh nghiệp được tùy biến trên phần mềm mua sắm P2P
- Lập bảng báo giá so sánh với các nhà cung cấp, điền đầy đủ thông tin về vật tư, hàng hóa, dịch vụ cần mua, bao gồm số lượng, chủng loại, thông số kỹ thuật.
- Nêu rõ mục đích sử dụng và dự toán kinh phí mua sắm và gửi các bên liên quan, quản lý bộ phận xem xét và ký số phê duyệt. Trong phần mềm P2P cho quản lý thấy được các bảng báo giá, so sánh giữa các nhà cung cấp, chỉ ra đề nghị mua sắm này hợp lý hay chưa để phê duyệt, hoặc trả đề nghị này về bước 1 để nhân viên bổ sung thông tin.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp:
Dựa vào bảng so sánh báo giá từ các nhà cung cấp trên phần mềm P2P, nhân viên và quản lý đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các tiêu chí như năng lực cung cấp, giá cả, chất lượng sản phẩm, uy tín thương hiệu,... theo quy định mua sắm của doanh nghiệp, và chọn nhà cung cấp cuối cùng để đặt mua hàng.
Bước 4: Đặt hàng (Purchase order - PO):
- Lập Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO), kèm hợp đồng mua sắm và gửi cho nhà cung cấp đã được lựa chọn.
- Ghi rõ thông tin chi tiết về vật tư, hàng hóa, dịch vụ cần mua, bao gồm: số lượng, chủng loại, thông số kỹ thuật, giá cả, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán,...
- Ký kết hợp đồng điện tử hoặc đơn đặt hàng với nhà cung cấp.
 |
| Quản lý thông kê các đơn hàng mua sắm P2P |
Bước 5: Theo dõi đơn hàng:
- Theo dõi sát sao tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
- Gửi nhắc nhở nhà cung cấp giao hàng đúng hạn theo thỏa thuận.
- Cập nhật liên tục thông tin về tình trạng đơn hàng.
- Ghi nhận hóa đơn
Bước 6. Kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa:
- Kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng, số lượng, chủng loại hàng hóa khi nhận được.
- Lập biên bản nhận hàng và nghiệm thu hàng hóa
- Phê duyệt thanh toán cho nhà cung cấp nếu hàng hóa đạt yêu cầu theo hợp đồng. Báo cáo tài chính nguồn tiền:
- Các giao dịch mua sắm và thanh toán được ghi nhận vào hệ thống tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo sổ sách kế toán chính xác và minh bạch để kiểm soát dòng tiền.
Bước 7: Thanh toán cho nhà cung cấp:
- Lập phiếu đề nghị thanh toán theo mẫu quy định của doanh nghiệp.
- Thanh toán cho nhà cung cấp theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán để đối chiếu sau này.
Bước 8: Đánh giá và phản hồi (Evaluation and Feedback):
- Sau khi hoàn tất quy trình mua sắm, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và quy trình mua sắm để rút kinh nghiệm và cải thiện.
- Những bước này giúp quy trình mua sắm P2P diễn ra một cách có hệ thống, minh bạch và hiệu quả, từ đó tăng cường quản lý tài chính và hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chấm điểm nhà cung cấp trên phần mềm mua sắm P2P giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp tốt và chi phí hợp lý.
 |
| Quản lý hợp đồng, đơn hàng mua sắm P2P |
Chọn phần mềm xây dựng quy trình mua hàng dự án tốt nhất
Khi tổ chức sử dụng phần mềm quản lý quy trình mua hàng tốt, sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt việc mua sắm được nhanh chóng và thủ tục, tối ưu về chi phí. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nền tảng để xây dựng quy trình mua hàng P2P như: SAP Ariba, Oracle Procurement, Coupa, FPT Procurement… Tuy nhiên đây là những nền tảng với chi phí triển khai và phát triển tốn rất nhiều chi phí có thể kể đến: Chi phí mua bản quyền, chi phí nhân sự lập trình phát triển, chi phí duy trì hệ thống, chi phí mở rộng nâng cấp.
 |
| Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp trên phần mềm mua sắm P2P - DPM |
Về mặt tiện ích phần mềm mua sắm P2P giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn, nhung để đầu tư một phần mềm đòi hỏi chi phí đầu tư rất lớn, điều này khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất khó tiếp cận. Để đáp ứng nhu cầu thị trường, và cải tiến quy trình doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm mua sắm P2P trên DPM ra đời nhằm đáp ứng tốt cho các quy trình mua sắm với mức chi phí hợp lý, không cần đầu tư hệ thống, bản quyền, chi phí nhân sự để phát triển, mọi quy trình được thiết lập nhanh chóng và dễ dàng sử dụng cho mọi doanh nghiệp nhỏ đến rất lớn.
Lý do doanh nghiệp sử dụng phần mềm mua sắm P2P trên VT DPM
Chi phí tiết kiệm: Khác với các phần mềm nước ngoài với chi phí đầu tư mua phần mềm, chi phí nhân lực phát triển, mua sắm hạ tầng máy chủ sẽ tiêu tốn rất nhiều tiền của doanh nghiệp, phần mềm mua sắm P2P trên DPM được vận hành và khởi tạo trên Cloud với chi phí tiết kiệm, chỉ từ 1,2 triệu đồng.
Ứng dụng No-Code/ Low-Code tạo quy trình động: Quy trình mua sắm dễ dàng được tạo mới, hay tùy chỉnh, phân luồng, rẽ nhánh, ma trận... giúp cho doanh nghiệp dễ dàng đổi mới các quy trình mua sắm mà không cần đầu tư vào đội ngũ IT để phát triển và nâng cấp phần mềm. Quy trình mua sắm P2P được thiết lập một cách nhanh chóng, người dùng chỉ cần kéo thả các thuộc tính, cấu hình quy trình các bước để tạo thành một biểu mẫu mua sắm phân luồng, rẽ nhánh, ma trận…doanh nghiệp không cần thiết đầu tư nhiều về nhân sự IT, lập trình. Doanh nghiệp có thể nâng cao tính tự phục vụ (Self-service) trong mỗi phòng ban.
Dễ dàng nâng cấp: Phần mềm mua sắm P2P của Vũ Thảo được cập nhật, nâng cấp liên tục bởi nền tảng Cloud được thiết kế tối ưu cho việc nâng cấp mở rộng một cách nhanh chóng.
Quản lý dòng tiền doanh nghiệp: Các hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thống kê báo cáo chi tiết tổng hợp trong BOD Dashboard, giúp thống kê tất cả chi phí doanh thu, lợi nhuận, chi phí hoạt động, lợi nhuận.... giúp chủ doanh nghiệp biết được hiệu quả hoạt động của tổ chức real-time mà không cần phải yêu cầu các phòng ban gửi báo cáo, từ đó có thể ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
 |
| Quản lý đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn ra NCC có dịch vụ và giá cả tốt nhất |
Lưu ý khi đánh giá và lựa chọn mua phần mềm quản lý mua sắm
Phần mềm quản lý mua sắm cần linh hoạt và phù hợp với quy mô doanh nghiệp
Phần mềm mua hàng P2P cần được xây dựng dựa trên đặc thù và quy mô của doanh nghiệp, đảm bảo tính linh hoạt và phù hợp với nhu cầu thực tế của hoạt động mua sắm. Đặc biệt với doanh nghiệp SMEs, chi phí để sở hữu một phần mềm mua sắm P2P rất khó khăn vì chi phí đầu tư ban đầu rất lớn. Doanh nghiệp SMEs cân nhắc phần mềm mua sắm P2P trên DPM được đánh giá hiệu quả và chi phí hợp lý.
Các quy trình mua sắm P2P liên tục thay đổi, vì vậy phần mềm mua sắm cũng cần phải linh động thay đổi quy trình real-time theo nhu cầu thực tế.
Việc lựa chọn phần mềm P2P với quy trình khó thay đổi, tùy biến các bước trong quy trình, khiến cho doanh nghiệp có thể mất rất nhiều chi phí để nâng cấp, sửa đổi phần mềm bắt kịp quy trình mới ra đời. Vì vậy phần mềm mua sắm phải có nền tảng cốt lõi mạnh, để dễ dàng tùy biến và nâng cấp tính năng.
Quy trình và phần mềm quản lý mua sắm luôn được nâng cấp và cập nhập
Hiện nay các phần mềm quản lý mua sắm trên thị trường mất rất nhiều chi phí để nâng cấp và duy trì, vì vậy việc lựa chọn phần mềm mua sắm với chi phí hợp lý mà vẫn hưởng lợi ích như cập nhật, bảo trì thường xuyên là phương án được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.
Phần mềm luôn được nâng cấp: Phần mềm luôn được nâng cấp những tính năng mới, đáp ứng được những thay đổi của quy trình mua sắm trong doanh nghiệp, tăng tự động hóa, tăng tính minh bạch và hiệu quả của quy trình
Đánh giá định kỳ: Thực hiện đánh giá định kỳ quy trình mua hàng để xác định các điểm yếu và các cơ hội. Trên phần mềm mua sắm P2P của Vũ Thảo có sẵn tính năng đánh giá và phân loại khách hàng, giúp doanh nghiệp có những lựa chọn mua hàng hiệu quả với những đối tác tốt nhất.
Lắng nghe phản hồi từ nhân viên và nhà cung cấp: Phần mềm có phần bình luận để thu thập phản hồi, yêu cầu bổ sung chứng từ từ những người trực tiếp tham gia vào quy trình mua hàng. Phản hồi này là nguồn thông tin quý giá để cải tiến quy trình, trên luồng mua hàng P2P có tính năng bình luận, tag những nhân viên có liên quan đến mua sắm để yêu cầu đánh giá, bổ sung giấy tờ nếu cần thiết.
Đào tạo nhân viên: Việc sử dụng quy trình mua sắm giấy tờ tay truyền thống là nỗi ám ảnh thủ tục của nhân viên bởi độ phức tạp, nay khi á dụng phần mềm khi nhân viên được đào tạo sẽ đảm bảo nhân viên dễ dàng tạo quy trình mua hàng và các công cụ hỗ trợ. Giúp các quy trình mua sắm được đẩy tiến độ nhanh hơn gấp 3-5 lần so với quy trình mua sắm truyền thống.
Tuân thủ quy định pháp luật và chính sách nội bộ: Phần mềm mua hàng giúp nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt quy định của doanh nghiệp và pháp luật. Áp dụng phần mềm mua sắm sẽ tăng tính tuân thủ của những bên liên quan tham gia vào quy trình mua sắm, vá những lỗ hổng của quy trình mua sắm truyền thống như: khó kiểm soát giá cả mua sắm, khó báo cáo thống kê nhà cung cấp.
Sử dụng phân tích dữ liệu: Phần mềm mua sắm P2P giúp phân tích dữ liệu để theo dõi hiệu suất của quy trình mua hàng. Phân tích dữ liệu giúp nhận biết các xu hướng và vấn đề tiềm ẩn, từ đó đưa ra các quyết định cải tiến hợp lý. Đánh giá nhà cung cấp nào đang có giá rẻ, thực thi hợp đồng nhanh, chất lượng hàng hóa dịch vụ tốt nhất… đều được thể hiện trên báo cáo của phần mềm mua sắm.
Khuyến khích sáng tạo và cải tiến liên tục: Tạo môi trường làm việc khuyến khích nhân viên đề xuất các sáng kiến và giải pháp cải tiến quy trình. Các phần mềm phải đáp ứng được sự đổi mới của quy trình, vì vậy phần mềm mua sắm P2P của Vũ Thảo là một giải pháp đáp ứng rất tốt tính linh động của mọi quy trình trong doanh nghiệp.