Stakeholder trong một dự án là gì?

Stakeholders là các bên liên quan đến một dự án mà họ cùng tham gia vào. Họ có thể là cá nhân, nhóm trong tổ chức, ngoài tổ chức cùng tham gia vào cộng tác để triển khai dự án.

Phân loại và nhiệm vụ của Stakeholders trong dự án

Mỗi một dự án sẽ có một người quản lý dự án (Project manager, Project owner), có nhiệm vụ quản lý, giao tiếp, điều phối công việc và chịu trách nhiệm sự thành công cuối cùng của dự án cùng với các bên liên quan: Stakeholders nội bộ, và stakeholders bên ngoài tổ chức.

• Stakeholders nội bộ (Internal): bao gồm các nhân viên, phòng ban, cấp quản lý, giám đốc, thậm chí cả chủ tịch và tổng giám đốc cùng tham gia vào dự án
• Stakeholders bên ngoài (External): là những người nằm ngoài tổ chức như khách hàng, đối tác, cộng đồng hay chính quyền.

Kỹ năng quản lý stakeholder gồm công việc, con người của người quản lý dự án

Trong mỗi dự án, hay một đầu công việc lớn được triển khai trong một tổ chức thường có nhiều cá nhân trong một phòng ban, và các cá nhân của phòng ban khác tham gia cùng, việc này rất phức tạp, nó không đơn giản chỉ là quản lý dự án, quản lý đầu công việc, nó đòi hỏi cả kỹ năng quản lý con người với những người liên quan (stakeholder) có vị trí cao hơn mình như giám đốc và cả CEO. 

Trong bốn cấp độ tham gia khác nhau của stakeholder - thông báo, tư vấn, tham gia và hợp tác - hợp tác với stakeholder là cấp độ cao nhất trong mô hình kim tự tháp giao tiếp. Đây là cấp độ chủ động và linh hoạt nhất trong hệ thống phân cấp.

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu quy trình hợp tác với stakeholder, những ai bạn nên cộng tác sâu trong quá trình ra quyết định và những gì bạn cần làm để đạt được thành công.

Để quản lý dự án hiệu quả, mức độ cao nhất là giao tiếp, hợp tác với stakeholders

Sau khi bạn đã xác định phân loại stakeholders, lên kế hoạch để thông báo, tham vấn với họ, thì đã đến lúc tiến đến mức độ cao: thảo luận chuyên sâu, và giải quyết vấn đề linh hoạt (Dynamic).

Phương pháp quản lý giao tiếp Stakeholders trong một dự án

Những stakeholders có vai trò ít quan trọng sẽ đảm trách việc nhận thông tin và triển khai đầu việc thông thường.

Bạn cần hợp tác với những người liên quan quan trọng (key stakeholders) cho dự án của mình vì những người này có mức độ quan tâm và ảnh hưởng cao đến dự án, thông tin trao đổi thông tin hai chiều, cởi mở và không bị hạn chế. Họ là những người chủ chốt bởi vì:

• Vị trí và kinh nghiệm: Họ có nhiều kiến thức, chuyên môn và ảnh hưởng trong lĩnh vực của dự án.
• Hỗ trợ và vận động: Họ có thể ủng hộ dự án và vận động những người liên quan khác và người ra quyết định tham gia.
• Uy tín và tính hợp pháp: Sự tham gia của họ mang lại uy tín và tính hợp pháp cho dự án, giúp dự án diễn ra suôn sẻ và vượt qua những khó khăn tiềm ẩn.

Việc hợp tác với những người liên quan phải linh hoạt, chủ động (Dynamic, Active) cần diễn ra liên tục, cùng nhau chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án.

Phân loại và quản lý các bên liên quan stakeholders

Sự tham gia của stakeholders đóng góp cho sự thành công của dự án, khi phân loại các cấp độ stakeholders sẽ giúp cho nhà quản lý hiểu rõ được vai trò và sự tham gia của cá nhân liên quan đến dự án, cần làm gì, phối hợp ra sao, kịp thời tháo gỡ các khó khăn khi gặp phải. Dưới đây là 5 cấp độ tham gia của stakeholders:

• Unaware (Không nhận thức): Bên liên quan không biết về dự án hoặc không hiểu rõ về mục tiêu, phạm vi và tác động của dự án.
• Resistant (Phản đối): Bên liên quan không đồng ý với dự án và có thể có hành động cản trở dự án.
• Neutral (Trung lập): Bên liên quan không quan tâm đến dự án hoặc chưa có ý kiến về dự án.
• Supportive (Hỗ trợ): Bên liên quan ủng hộ dự án và sẵn sàng hợp tác để dự án thành công.
• Leading (Dẫn dắt): Bên liên quan đóng vai trò chủ chốt trong dự án và có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án.

Quy trình làm việc với stakeholders hiệu quả

Do các bên liên quan có vị trí quan trọng và chuyên môn sâu rộng, nên việc họ tham gia tích cực vào hoạt động hàng ngày của dự án là rất quan trọng.

Báo cáo công việc hoàn thành, trễ deadline của các thành viên trong dự án trên VT DPM

Để đạt được điều đó, bạn cần tạo môi trường thuận lợi cho sự hợp tác này. Bên liên quan của bạn phải :

• Truy cập tất cả báo cáo và tài liệu: Bao gồm các tệp tin được chia sẻ trên hệ thống quản lý bên liên quan của dự án.
• Cùng lên kế hoạch và soạn thảo tài liệu: Stakeholders nên cùng lên kế hoạch và soạn thảo các tài liệu tận dụng được những giá trị riêng biệt họ mang lại cho dự án. Chính vì những giá trị đó, stakeholders mới trở thành những người có ảnh hưởng cao.
• Tham gia tích cực vào quá trình ra quyết định: Quản lý dự án hợp tác trực tiếp với stakeholders để nhận được sự đồng thuận cao của họ.
• Trao đổi công việc thường xuyên:  Quản lý dự án cần đảm bảo stakeholders dễ dàng liên lạc thông qua công cụ quản lý bên liên quan và được nhận dạng bằng tên trong kế hoạch truyền thông dự án, cả ở phần quản lý bên liên quan và phần nhóm dự án.

Bằng cách thu hút những bên liên quan có ảnh hưởng vào quá trình hợp tác, bạn sẽ khai thác được một mạng lưới hỗ trợ, chuyên môn và tài nguyên mạnh mẽ, giúp nâng cao khả năng thành công tổng thể của dự án.

Để quản lý các bên liên quan, trước mắt phải nhìn thấy những xung đột đang thường trực

Trước khi quản lý các bên liên quan, bạn hãy tìm hiểu những cá nhân và nhìn trước những khó khăn sẽ gặp phải:

• Nhiều người bận rộn: Họ có lịch trình dày đặc và khó sắp xếp thời gian để hợp tác, và chịu những mục tiêu riêng biệt trong công việc mà họ đang phải theo đuổi.
• Khoảng cách địa lý: Một số người ở xa, khác vùng miền, quốc gia nên việc tổ chức họp, sắp xếp lịch trình gặp gỡ có thể gặp khó khăn như lệch múi giờ, trùng lịch làm việc khác của họ.
• Lợi ích tài chính, cá nhân: Lợi ích tài chính, cá nhân đôi khi gây ra mâu thuẫn. Một số bên liên quan có thể ưu tiên lợi ích cá nhân hơn thành công chung của dự án, hoặc họ không nhìn thấy lợi ích tài chính trực tiếp trong việc hợp tác này.

Xung đột lợi ích hiện diện trước mắt và âm thầm diễn ra, xử lý xung đột là một kỹ năng quan trọng

Để thuyết phục những người liên quan tham gia hợp tác, bạn cần nhấn mạnh những lợi ích của việc hợp tác, cho họ thấy ý kiến đóng góp của họ có thể tạo ra tác động thực sự, họ có quyền ra quyết định và bạn muốn các quyết định đó đi đến thành công chung của cả dự án.

Để mọi người tham gia dự án một cách tích cực, hãy giải thích rõ những lợi ích của việc cộng tác để họ hiểu được giá trị của mình đối với dự án.

Bằng cách giải quyết những lo ngại của họ, giao tiếp liên tục và xử lý vấn đề là chìa khóa của sự thành công, bạn cung cấp các kênh liên lạc liên tục và cho họ tham gia vào quá trình ra quyết định, để minh chứng cho stakeholders có vai trò quan trọng vào thành công chung của dự án.

Để dự án thành công, cần có công cụ quản lý giao việc tập trung

Làm việc với các bên liên quan bằng giải pháp quản lý công việc giúp quá trình hợp tác nhanh chóng và dễ dàng hơn nhiều so với cách truyền thống. Quan trọng hơn, việc này có thể khiến họ hào hứng tham gia hơn nếu bạn tạo ra trải nghiệm hợp tác tốt.

Thời gian tiết kiệm được bạn có thể dùng để đẩy nhanh tiến độ dự án qua công cụ quản lý dự án, quản lý giao việc. Công cụ này giúp bạn nắm bắt tiến triển mọi công việc, các mối mọi lo ngại của các bên liên quan được trao đổi tập trung trên nền quản lý giao việc, tránh bỏ sót vấn đề, hoặc bị trôi thông tin trao đổi qua email, chat, ghi chú...

Giải pháp quản trị số, giúp quản lý mọi đầu việc, trao đổi, bình luận, gửi tài liệu, tra cứu tiến độ….Khả năng tước tác 2 chiều, real-time giúp cho các việc xử lý nhanh gọn, tập trung, không bị loãng thông tin là một điểm rất mạnh trên công cụ quản lý giao việc dự án.

Việc trao đổi thông tin hợp tác được diễn ra hiệu quả khi có vấn đề phát sinh khi quản lý stakeholders VT DPM

Các tổ chức thông minh lựa chọn phần mềm cộng tác (Collaboration Technologies) cung cấp đầy đủ công cụ và tính năng để xây dựng mối quan hệ tốt và theo dõi mọi dữ liệu.

Lợi ích chính của việc sử dụng nền tảng quản trị số trong việc hợp tác với các bên liên quan là giúp công việc đơn giản và nhanh chóng hơn.

Giải pháp VT DPM của Vũ Thảo, giúp quản lý giao việc, dự án, các đề nghị thanh toán, phê duyệt, ký số tờ tình.... của toàn doanh nghiệp, giúp nhiều tổ chức trong lĩnh vực công và tư nhân mang lại hiệu suất làm việc cao, tiết kiệm chi phí nguồn lực, việc hợp tác với các bên liên quan mang lại lợi ích to lớn dựa vào nền tảng chuyển đổi số mạnh mẽ của Vũ Thảo.

Nền tảng và hệ sinh thái công nghệ ứng dụng AI vào quản trị doanh nghiệp tổ chức của Vũ Thảo Technology

Vũ Thảo Technology là đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số tốt nhất tại Việt Nam, đang phục vụ top 200 khách hàng có quy mô lớn như: tập đoàn Hoà Phát, hãng hàng không quốc gia Việt Nam - Vietnam Airlines, Petrolimex, tập đoàn EVN…

Vũ Thảo Technology còn có một hệ sinh thái đa dạng về các nền tảng quản trị doanh nghiệp, phù hợp mọi hoạt động, nghành nghề kinh doanh như:

• VT DOffice - Digital Office: Văn phòng điện tử không giấy
• VT DPM - Digital Process Management: Số hóa mọi hoạt động, quy trình của tổ chức
• VT DCM – Digital Content Management: Số hóa tài liệu tri thức, quản lý thư viện tổ chức
• VT Enterprise Portal: Cổng thông tin trao đổi giữa tập đoàn và các công ty thành viên, quản trị tổ chức toàn diện
• VT Dsign: Trình ký hồ sơ, gửi tài liệu hợp đồng online, có giá trị pháp lý

Chuyển đổi số là mục tiêu tối ưu quản trị, gia tăng doanh thu, đây là hành trình không có điểm kết thúc, Vũ Thảo sẽ là đối tác tin cậy để đồng hành cùng tổ chức, trong sứ mệnh thúc đẩy đổi mới sáng tạo và phát triển bền vững nhờ vào công nghệ, hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

• Fanpage: Facebook | LinkedIn | YouTube

• Số điện thoại: 0901.170.659

• Email: lienhe@vuthao.com