Bài toán chi tiêu khiến những gã "khổng lồ" đau đầu
Hãy cùng khám phá bí quyết của hai ông lớn trong ngành sản xuất và bán lẻ – Toyota và Walmart – xem họ đã làm thế nào để "giải khó" bài toán mua sắm, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quy trình này đến mức gần như hoàn hảo.
Bài toán mua sắm và chi tiêu từng khiến những gã khổng lồ đau đầu và cách giải quyết
Chiếc kẹp giấy đã khiến Toyota mất hàng triệu đô la
#Toyota, một trong những hãng sản xuất ô tô hàng đầu thế giới, đã xây dựng một hệ thống mua sắm hiện đại với quy trình chuẩn hóa và số hóa từ rất sớm. Điều này giúp họ kiểm soát chặt chẽ nguồn cung ứng và chi phí nguyên vật liệu, giảm thiểu tối đa sai sót và tăng cường tính minh bạch trong chuỗi cung ứng.
Câu chuyện về cách Toyota tiết kiệm hàng triệu đô la bắt đầu từ một vật dụng nhỏ bé: chiếc kẹp giấy. Vào đầu những năm 1990, khi phát hiện ra khoản chi khổng lồ cho những món đồ văn phòng, tưởng chừng ít ỏi này, Toyota đã không đơn thuần chỉ là cắt giảm. Họ đã tạo ra một cuộc cách mạng văn hóa doanh nghiệp, số hóa văn phòng.
Bằng cách đặt những chiếc hộp thu gom kẹp giấy đã qua sử dụng ở khắp nơi. Toyota đã tạo ra một làn sóng thay đổi. Từng nhân viên trở thành một phần của giải pháp, chủ động đề xuất ý tưởng tiết kiệm mới.
Kết quả không chỉ là hàng triệu đô la được tiết kiệm, mà còn là một văn hóa doanh nghiệp mới - nơi mọi chi tiết nhỏ đều được coi trọng. Ngoài ra, Toyota còn chuẩn hóa quy trình mua sắm này, từ yêu cầu mua hàng đến phê duyệt, quản lý ngân sách. Họ có thể dễ dàng xác định các khoản chi phí bất thường, như trường hợp của kẹp giấy.
Walmart: Bậc thầy tối ưu hóa chuỗi cung ứng
# Không kém phần ấn tượng, Walmart – nhà bán lẻ lớn nhất thế giới – cũng đã viết nên câu chuyện thành công của mình nhờ vào chiến lược số hóa mạnh mẽ. Nếu không có sự tinh tế trong quản lý chuỗi cung ứng, Walmart sẽ không thể duy trì vị thế như ngày hôm nay.
Vào những năm 1980, Walmart triển khai hệ thống quản lý chuỗi cung ứng tiên tiến, sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định mua sắm dựa trên nhu cầu thị trường, thay vì nhập hàng một cách cảm tính. Họ thiết lập quan hệ đối tác chặt chẽ với các nhà cung cấp, giảm chi phí sản xuất và vận chuyển, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành và bán sản phẩm với giá thấp hơn đối thủ.
Walmart còn sử dụng công nghệ và dữ liệu lớn để theo dõi hành vi tiêu dùng, điều chỉnh chiến lược mua sắm theo từng khu vực và mùa. Nhờ đó, họ tránh được tình trạng dư thừa hàng tồn kho, giảm chi phí lưu kho và đáp ứng chính xác nhu cầu khách hàng. Chiến lược này không chỉ giúp Walmart giảm chi phí mà còn tăng lợi nhuận và củng cố vị thế trên thị trường. Bài học từ Walmart cho thấy việc mua sắm có kế hoạch là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp cạnh tranh và phát triển bền vững.
Các doanh nghiệp ngày nay học được gì từ Toyota và Walmart?
Từ hai câu chuyện về Toyota và Walmart, chúng ta có thể rút ra nhiều bài học quý giá về quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Cả hai công ty đều cho thấy tầm quan trọng của việc chú ý đến từng chi tiết nhỏ và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp liên tục đổi mới.
Từ đó, chúng ta có thể chia ra các bài học chính như sau:
- Chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong quản lý chi phí
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tập trung vào tiết kiệm và đổi mới
- Số hóa và chuẩn hóa quy trình kinh doanh
- Sử dụng dữ liệu và công nghệ để ra quyết định và tối ưu hóa hoạt động
- Xây dựng mối quan hệ đối tác chặt chẽ với các nhà cung cấp
- Tập trung vào tầm nhìn và giải pháp dài hạn
- Liên tục cải tiến và đổi mới để duy trì lợi thế cạnh tranh
- Quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng để giảm chi phí và tăng lợi nhuận
#Theo một báo cáo từ Globality, khoảng 82% các lãnh đạo mua sắm cho rằng chi phí gián tiếp của họ chưa được quản lý hiệu quả, và điều này dẫn đến việc tiết kiệm chi phí bị bỏ lỡ.
Tầm quan trọng của việc số hóa và chuẩn hóa quy trình, cũng như xây dựng mối quan hệ đối tác chặt chẽ với các nhà cung cấp đã tạo ra những giá trị bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp. Để thực hiện những thay đổi này cần một tư duy dài hạn trong kinh doanh, đầu tư vào các giải pháp bền vững để duy trì vị thế cạnh tranh trong thị trường toàn cầu ngày càng khắc nghiệt. Hãy xem những nội dung phân tích sau đây, về những lợi ích và cách thức để doanh nghiệp số hóa quy trình mua sắm P2P (Procure to pay).
Giải pháp giải khó: số hóa quy trình mua sắm
Số hóa quy trình P2P (Procure to pay) là quá trình sử dụng công nghệ để tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ chu trình mua sắm, từ xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng đến thanh toán. Việc chuẩn hóa và số hóa quy trình mua sắm mang lại hàng loạt lợi ích vượt trội: 
Quy trình mua sắm tại doanh nghiệp
- Tăng cường tính minh bạch và giảm rủi ro: Số hóa quy trình P2P cho phép theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng và chi tiêu từ đầu đến cuối, giảm thiểu sai sót trong giao dịch và cải thiện khả năng quản lý nhà cung cấp.
- Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực: Khi có quy trình tự động hóa, các doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí liên quan đến giấy tờ, nhân sự và thời gian xử lý đơn hàng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng năng suất và hiệu quả công việc.
- Quản lý chi tiêu chặt chẽ: Với một hệ thống số hóa, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, phân tích và tối ưu hóa các khoản chi tiêu, đồng thời đưa ra những quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.
- Tính linh hoạt cao: Quy trình P2P số hóa cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu kinh doanh. Việc này đảm bảo doanh nghiệp luôn duy trì khả năng cạnh tranh cao.
Đọc thêm: Quy trình các bước phê duyệt mua hàng P2P trong doanh nghiệp
# 354 chuyên gia mua sắm trên nhiều ngành công nghiệp cũng như 100 nhà cung cấp tham gia khảo sát theo Globality nói rằng tự động hóa quy trình mua sắm sẽ giúp tìm nguồn cung ứng dễ dàng hơn (83%), thúc đẩy hiệu quả bổ sung và tiết kiệm chi phí (77%), và cải thiện sự tuân thủ trong khi giảm thiểu rủi ro (71%).
Quy trình mua sắm truyền thống với giấy tờ, thủ tục phức tạp, với sự tham gia của nhiều bên nếu không được chuẩn hóa sẽ gặp tình huống chậm tiến độ, tiềm ẩn nhiều rủi ro, thất thoát chi phí không đáng có. Bằng cách chuẩn hóa, số hóa quy trình này, bộ máy vận hành trở nên tinh gọn, hoạt động hiệu quả, các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát các hoạt động chi tiêu, mua sắm mọi lúc mọi nơi.
SMEs nên số hóa quy trình mua sắm P2P như thế nào?
Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), việc số hóa quy trình P2P có vẻ như là một thách thức lớn do lo ngại về chi phí và quy mô áp dụng. Tuy nhiên, trong thực tế, việc triển khai giải pháp này lại mang lại rất nhiều lợi ích cho SMEs, giúp họ quản lý nguồn tài nguyên hiệu quả hơn và tối ưu hóa chi phí vận hành. Đặc biệt, với một hệ thống P2P đơn giản và dễ sử dụng, SMEs có thể dễ dàng quản lý các đơn hàng, chi tiêu và nhà cung cấp mà không cần phải đầu tư quá lớn vào cơ sở hạ tầng công nghệ.
Bước đầu tiên cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa chính là tìm hiểu, áp dụng các giải pháp số hóa dễ triển khai, có khả năng mở rộng mà không đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu quá lớn. Một trong những giải pháp điển hình chính là hệ thống số hóa quy trình mua sắm P2P từ Vũ Thảo. Đây là một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tự động hóa từ khâu lập kế hoạch mua sắm, phê duyệt, đến quản lý đơn hàng và thanh toán, với chi phí hợp lý và tính linh hoạt cao.
Giải pháp mua sắm P2P hiện nay
Vũ Thảo mang đến giải pháp số hóa quy trình, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình mua sắm và thanh toán. Với các tính năng mạnh mẽ như quản lý nhà cung cấp, yêu cầu mua hàng, quản lý hợp đồng, kiểm soát chi phí và thanh toán, giải pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả quản lý.
Quản lý mua sắm, nhà cung cấp trên giải pháp số của Vũ Thảo
Tiết kiệm chi phí, dễ sử dụng
Doanh nghiệp đang tìm một giải pháp mua sắm hiệu quả mà không cần đầu tư lớn? Phần mềm mua sắm P2P của Vũ Thảo được vận hành trên cloud, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc mua sắm và bảo trì máy chủ đắt tiền. Đây là một lựa chọn kinh tế cho các doanh nghiệp SMEs.
Tùy chỉnh dễ dàng, không cần chuyên gia IT
Mỗi doanh nghiệp đều có các quy trình mua sắm riêng. Với công nghệ No-Code/Low-Code, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo và điều chỉnh quy trình mua sắm mà không cần kiến thức lập trình. Chỉ cần vài cú click chuột, doanh nghiệp có thể thiết lập các bước phê duyệt, phân công nhiệm vụ và tạo biểu mẫu theo ý muốn. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc quản lý mua sắm mà không cần phụ thuộc vào đội ngũ IT.
Luôn cập nhật, không lo lỗi thời
Giải pháp số hóa quy trình của Vũ Thảo tự động cập nhật các tính năng mới và cải tiến hiệu suất thường xuyên. Điều này đảm bảo doanh nghiệp luôn có công cụ tốt nhất để quản lý mua sắm mà không cần can thiệp kỹ thuật phức tạp.
Quản lý nhà cung cấp hiệu quả
Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá và phân loại nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí tùy chỉnh. Hệ thống tự động hóa quy trình onboarding nhà cung cấp mới và cung cấp thông tin hiệu suất nhà cung cấp theo thời gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì một mạng lưới nhà cung cấp đáng tin cậy, đồng thời tối ưu hóa chi phí mua sắm.
Quản lý tài chính thông minh, ra quyết định nhanh chóng
Doanh nghiệp muốn nắm bắt tình hình tài chính một cách nhanh chóng và chính xác. Bảng điều khiển BOD của Vũ Thảo cung cấp cái nhìn tổng quan về chi phí mua sắm, doanh thu và lợi nhuận theo thời gian thực. Không cần chờ đợi báo cáo từ các phòng ban, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hiệu quả chi tiêu và đưa ra quyết định kịp thời.
Nếu doanh nghiệp đang tìm cách số hóa quy trình mua sắm, hãy tìm hiểu thêm về giải pháp này tại đây.Với kinh nghiệm hơn 20 năm chuyển đổi số cùng các doanh nghiệp Việt Nam, Vũ Thảo sẽ cùng đồng hành để tư vấn và hỗ trợ giải pháp số phù hợp nhất cho doanh nghiệp!